Главная Бухгалтерский учет, аудит Книги Бухгалтерський облік - Сопко В.В.

Бухгалтерський облік - Сопко В.В.

А.6.2. Вторинні докази бухгалтерського обліку: облікові реєстри

А.6.2.1. Загальні зауваження

Як уже зазначалося, господарські факти — явища та процеси — під час господарювання зазнають постійних змін свого стану: збільшуються або зменшуються. Для вивчення та дослідження цих явищ — тобто взаємопов’язаного вивчення стану та зміни стану господарських фактів у часі та просторі у бухгалтерії застосовують докази у формі реєстру.

Реєстр (від лат. слова rejestr, regictrum — список чогось, опис, показник, книга для запису) сьогодні — це або окремі книги, або окремі аркуші паперу (картки, відомості).

В реєстрах господарські факти — явища або факти — записуються за двома ознаками: хронології та системності.

А.6.2.2. Класифікація облікових реєстрів

В обліку використовується багато різних облікових реєстрів для хронологічного і системного обліку господарських фактів-операцій, а також для узагальнення процесів господарської діяльності в різних економічних групах.

З метою систематизації знань про облікові реєстри їх розбивають на деякі якісно однорідні групи за такими ознаками: характером запису, змістом, зовнішнім виглядом, будовою.

I. За характером запису реєстри поділяються на хронологічні, системні й комбіновані.

Хронологічними називаються такі облікові реєстри, в яких господарські операції фіксуються в міру їх виникнення, тобто в календарній послідовності їх здійснення (реєстраційний журнал операцій (форма 6.2), журнал обліку надходження вантажів, журнал відвантаження і реалізації товарів тощо).

Ці реєстри використовуються для перевірки документів, що надійшли до бухгалтерії, для контролю за їх рухом і своєчасним виконанням робіт, відображених у них, а також для визначення обсягу виконаної роботи за певний відрізок часу: кількості відвантаженої продукції чи одержаної сировини, здійснення господарських операцій за день, місяць, квартал, рік і для багатьох інших потреб.

Форма 6.2

Журнал реєстрації господарських фактів-операційза ___________________ (місяць) 200__ р.

У системних облікових реєстрах подають і обліковують господарські операції за системними ознаками. Таких реєстрів багато, їх назва, форма і зміст залежать від форм обліку, прийнятих у даному господарстві. Усі облікові реєстри (за будь-якої форми обліку), в яких розміщені синтетичні й аналітичні дані, є систематичними обліковими реєстрами.

Комбіновані — це такі реєстри, в яких поєднано хронологічні та системні облікові реєстри. Комбінований реєстр дає змогу відбивати господарські процеси одночасно в хронологічному і системному порядку за один робочий прийом, мати відомості про обсяг виконаної роботи у зазначених розрізах. У цьому перевага комбінованих облікових реєстрів.

II. За змістом облікові реєстри поділяються на реєстри аналітичного, синтетичного обліку та комбіновані.

В аналітичних облікових реєстрах здійснюється облік за аналітичними даними. Будь-який обліковий реєстр (незалежно від форми обліку) з аналітичними даними є аналітичним обліковим рахунком. Форм цих реєстрів багато, основні з них: кількісно-підсумовувальні картки, контокорентні картки, багатоколонкові картки.

У синтетичних облікових реєстрах проводиться облік за синтетичними рахунками. Будь-який обліковий реєстр із синтетичним рахунком є синтетичним обліковим реєстром — Головна книга, журнали-ордери і т.ін.

У зв’язку із застосуванням останнім часом у практиці різних облікових форм почали використовувати облікові реєстри, де поєднується облік за синтетичними та аналітичними даними. Такі облікові реєстри за змістом називаються комбінованими.

III. За зовнішнім оформленням облікові реєстри поділяються на бухгалтерські книги, реєстратори, окремі листки, картки, відомості (рис. А.6.3).

Рис. А.6.3. Класифікація облікових реєстрів

Бухгалтерські книги — це зброшуровані облікові синтетичні чи аналітичні реєстри. Книги, в яких зброшуровано синтетичні облікові реєстри, називаються бухгалтерськими книгами синтетичного обліку (Головна книга, Журнал-головна). Книги, в яких зброшуровано аналітичні облікові реєстри, називаються бухгалтерськими книгами аналітичного обліку. Синтетичні рахунки мають багато аналітичних рахунків, тому книг аналітичного обліку є кілька, як правило, по одній для аналітичних рахунків кожного синтетичного рахунку, а для деяких, наприклад для рахунку «Сировина і матеріали», — навіть більше. На обкладинці бухгалтерської книги зазначається назва господарства чи установи, назва книги і звітний рік. З метою посилення контролю всі сторінки кожної книги нумеруються і прошнуровуються. На звороті останньої сторінки книги зазначається загальна кількість пронумерованих, прошнурованих сторінок.

Бухгалтерські книги — найбільш надійний спосіб зберігання облікових реєстрів синтетичного, й особливо аналітичного обліку. Проте вони мають ряд недоліків: ускладнюється раціональний розподіл облікової роботи між працівниками бухгалтерії; значно знижуються оглядовість даних в облікових реєстрах і можливості використання їх для оперативного контролю й управління; не можна точно визначити оптимальний обсяг книги для записування господарських операцій; не можна використовувати обчислювальні машини для записування в облікові реєстри господарських операцій. Менш надійні для зберігання, але зручніші в роботі реєстратори й окремі аркуші.

Реєстратори — це спеціальні папки з розсувними кільцями, куди вкладаються облікові реєстри синтетичного чи аналітичного обліку. Як і в книгах, на обкладинці реєстратора зазначається назва підприємства, реєстратора і звітний рік. У реєстраторах зручно зберігати облікові реєстри. У будь-який момент без особливих труднощів можна витягати з них потрібні реєстри чи вкладати нові. Це дає змогу використовувати обчислювальні машини для записування господарських операцій до облікових реєстрів, а решту — для оперативного контролю та управління. Крім того, це сприяє усуненню й інших недоліків, що їх мають бухгалтерські книги.

Недоліком реєстраторів є трудомісткість розкладання по них облікових реєстрів, тому в практиці реєстратори не дуже поширені.

Окремі аркуші, картки, на яких розміщені облікові реєстри синтетичного й аналітичного обліку, не брошуруються. Кожний з них функціонує окремо і використовується для певних облікових потреб. Це дає змогу систематизувати облікові реєстри в будь-яких розрізах, найбільш раціонально розподіляти облікову роботу між працівниками бухгалтерії, широко застосовувати механізацію обліку і використовувати облікові реєстри для контролю та управління господарством.

Окремі аркуші, які є реєстрами синтетичного обліку, зберігаються в звичайних папках, а реєстри аналітичного обліку — у картотеці (у спеціальному ящику) в розрізі синтетичних рахунків і субрахунків.

IV. Будова облікових реєстрів дуже різноманітна і залежить від багатьох обставин — від характеру та змісту операцій, характеру потрібних відомостей, потреб оперативного контролю й керівництва та від технічних засобів, які застосовуються в обліку. Тому під час побудови облікових реєстрів слід ураховувати спосіб їх ведення — ручний чи машинний. Сучасний напрям побудови облікових реєстрів — машинний (реєстратори, лічильники, датчики тощо).

За будовою облікові реєстри поділяються на одноколонкові та багатоколонкові (табличні). Табличні, у свою чергу, поділяються на дво- і односторонні, табличні та шахові (рис. А.6.4).

Односторонні — це такі облікові реєстри, які з правого краю мають дві колонки: одну для запису сум збільшення чи прибутку, а другу — для сум зменшення чи видатку; дату, номер і зміст господарської операції записують у лівій частині реєстру. Односторонню будову мають усі типові аналітичні облікові реєстри (зразки карток кількісно-підсумовувальних наведено у формах А.6.3.—А.6.5), а також значна частина спеціальних аналітичних облікових реєстрів. Ці реєстри використовуються для всіх форм обліку.

Рис. А.6.4. Класифікація облікових реєстрів за будовою

Двосторонні — облікові реєстри, поділені на дві частини: ліва призначена для записів збільшення (+), а права — для записів зниження (—). Облікові реєстри такої будови використовуються здебільшого для книжкових форм обліку.

Табличні — це такі облікові реєстри, в яких дебетова чи кредитова колонки поділені на ряд вертикальних колонок (зразок такого реєстру наведено в схемах). Така будова реєстру виключає необхідність вести окремі облікові реєстри для аналітичних даних, забезпечує ведення одного реєстру для всіх видів показників в розрізі групи. Для цього використовується окрема вертикальна колонка реєстру. У кожній вертикальній колонці облікового реєстру записуються відмінні один від одного показники, які є елементами тієї самої сукупності. Таблична побудова облікових реєстрів дуже широко використовується в практиці бухгалтерського і оперативно-технічного обліку та на ЕОМ.

Шаховими називають облікові реєстри, поділені вертикальними і горизонтальними лініями на ряд кліток у формі шахової дошки. У клітки записують суми одночасно за двома ознаками, наприклад за місцем здійснення витрат (цех, бригада тощо) і характером витрат (паливо, матеріал, зарплата тощо); чи за ознаками дебету і кредиту рахунків. Суми кліток, які підсумовуються по вертикалі, характеризують одну ознаку, по горизонталі — іншу. Прикладом такого реєстру є форма А.6.4.

Підсумки по вертикалі показують витрати за місцем їх здійснення (за цехами), а підсумки по горизонталі свідчать про характер і розмір витрат (матеріали, паливо і т. д.).

Дуже широко використовуються шахові реєстри в журнально-ордерній формі обліку. Майже всі облікові реєстри цієї форми обліку мають шахову будову.

Таблична, а особливо шахова побудова облікових реєстрів, найраціональніша. Такі реєстри використовують для складання різних зведень і групувань даних поточного обліку за певний відрізок часу, в них вдало поєднується синтетичний і аналітичний облік господарських операцій.

Таблиця А.6.1

Затрати виробництва за структурними підрозділами

Графічну класифікацію облікових реєстрів наведено на рис. А.6.5.

Рис. А.6.5. Класифікація облікових реєстрів

У табличних і шахових облікових реєстрах часто використовують лінійний спосіб запису господарських операцій, коли для кожного процесу відводиться окремий рядок, де записуються суми як за дебетом, так і за кредитом рахунку. Цей спосіб запису перспективний. Він зручний для контролю за своєчасним погашенням заборгованості та рухом певної партії товарно-матеріальних цінностей.

Форма А.6.3

Картка кількісно-сумарного обліку

Назва рахунку ________________________________

Форма А.6.4

Рахунок___________ Назва_________ Шифр________

Форма А.6.5

Картка підсумовувального обліку

Назва рахунку________________________________