Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

Частка в додатковій вартості

Втрати

Втрати від неефективної роботи процесів

(витрати на роботи, які не приносять додаткової вартості споживачеві)3

частка у загальних витратах на процес, %

частка в фонді зар.

платні

Основні процеси

Пр1 Ідентифікація потреб споживачів/ моніторинг задоволення потреб

10%

50%

5,4%

Пр2 Ідентифікація ринку

10%

90%

5,1%

Пр3 Створення продукту

13,33%

42,2%

5,5%

Пр4 Виробництво продукту

36,67%

12,4%

10,1%

Пр5 Маркетинг та збут/ після продажний сервіс

30%

31,0%

8,6%

Функціональні процеси

Пр6 Управління людськими ресурсами

-

Н/д

Н/д

Пр7 Управління фінансовими ресурсами

-

34,2%

4,5%

Пр8 Управління інформаційними ресурсами

-

92,6%

2,6%

Разом втрати у %%

-

-

41,8%

41,8 % від фонду заробітної плати (при “бенчмаркінговому” стандарті для виробничих підприємств повинно бути не більш ніж 25%)

Сумарні втрати компанії становлять: втрати від неефективної організації бінес-процесів + брак + неліквіди + втрачені контрактні можливості, потенційні нові споживачі = мінімум $654.031,8 (приблизно 20 % від виручки від реалізації у 1999 року). Найбільші втрати були встановлені у процесі маркетингу та збуту/ сервіс та виробничому процесі, які сумарно складають 66,67% споживчої вартості.

Запобігти цим втратам можна шляхом поступової трансформації бізнес-процесів та при встановленні ефективної системи процесного управління. Розбиття на процеси дозволяє зрозуміти “поведінку” витрат та використання існуючого потенціалу джерел диференціації. Запропонована організація бізнес-процесів, що базується на визначенні стратегії, на вимогах ISO 9001 та стандартах Міжнародної бенчмаркінгової палати.

Відповідно до встановлених критичних факторів успіху діяльності підприємства, стратегії трансформації було проведено відбір критичних бізнес-процесів, які в першу чергу підлягають реінжинірингу * (таблиця 1.2).

Таблиця 1.2. Оцінка критичності функціонування бізнес-процесів відповідно до встановлених критичних факторів успіху

Критичні фактори успіху (КФУ)

Бізнес-процеси

Найвища якість

Відмінні дилери

Найвищий рівень сервісу

Кращий рівень цін

Високо-кваліфіко-ваний та мотивований персонал

Нові продукти, що відповідають потребам ринку

Оптимізація управління активами

Краща програма просунення товару

Зважена кількість факторів успіху **

Оцінка процесу

***

Показник, сума

Основні процеси

Пр1 Ідентифікація потреб споживача (моніторинг задоволення)

Х

Х

Х

Х

Х

4,28

4

8,28

Інноваційний процес

Пр2 Ідентифікація ринку

Х

Х

Х

Х

Х

Х

4,57

3

7,57

Пр3

Створення продукту

Х

Х

Х

Х

3,42

4

6,42

Операційний процес

Пр4

Виробництво продукту

Х

Х

Х

Х

Х

4,28

3

7,28

Пр5

Маркетинг та збут продукції/ після продажний сервіс

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

5,42

3

8,42

Функціональні процеси

ФПр6

Управління людськими ресурсами

Х

Х

Х

2,57

3

5,57

ФПр7

Управління фінансовими ресурсами

Х

Х

1,71

3

4,71

ФПр8

Управління інформацій-ними ресурсами 4

Х

Х

Х

Х

Х

4,28

2

6,28

Разом ****

7

1

5

7

6

5

5

2

Коефіцієнт важливості КФУ

1

0,14

0,71

1

0,86

0,71

0,71

0,29

* Таблиця результатів створена на основі проведеного аудиту бізнес-процесів підприємства.

** Кількість факторів успіху, на які “працює” процес, виправлений відповідно до значимості КФУ.

*** Оцінка процесу — показник, взятий із результатів діагностики кожного процесу: впливу процесу на споживача і можливості проведення змін в ньому.

**** Кількість процесів, що забезпечують досягнення КФУ підприємства.

Таким чином мають бути проведені зміни у процесах, враховуючи визначені пріоритети (таблиця 1.3)

Таблиця 1.3. Пріоритетність проведення змін у процесах

Процеси

Оціночний показник

Основні процеси

Пр5

Маркетинг та збут продукції/ післяпродажний сервіс

8,42

Пр1

Ідентифікація потреб споживачів (моніторинг задоволення)

8,28

Пр2 Ідентифікація ринку

7,57

Пр3

Створення продукту

7,42

Пр4

Виробництво продукту

7,28

Функціональні процеси

ФПр8

Управління інформаційними ресурсами

6,28

ФПр6

Управління людськими ресурсами

5,57

ФПр7

Управління фінансовими ресурсами

4,71

Відповідно до оцінки процесів найбільш критичними є процеси "Маркетинг та збут", "Ідентифікація потреб споживачів / Моніторинг задоволення потреб споживачів".

Перехід на процесне управління та початок реінжинірингу критичних бізнес-процесів СП "Фреза" було повністю підтримано Президентом Компанії.

Тренінг/ Початок трансформації

Дії проектної команди

Наступним кроком проекту стало обговорення результатів аудиту та пропозицій консультантів з метою максимального сприйняття робітниками підприємства ідей процесної організації.

По-перше, були визначені власники бізнес-процесів5 , для яких розроблялися персоніфіковані тренінгові програми, які включали такі питання: управління створенням додаткової вартості для споживача, управління процесною організацією, реінжинірінг бізнес-процесів, перехід до процесної організації управління, система управління за цілями/ комплексна система індикаторів ведення бізнесу.

Окрім тренінгів, кожний з власників процесу мав змогу вирішити найбільш критичні питання, були відкореговані деякі процеси згідно із досвідом та інформованістю власника процесу. Згідно з рекомендаціями власників бізнес-процесів, ми отримали 1) відкориговану модель 8 макропроцесів та основних підпроцесів, 2) структуровані та відкориговані проблеми по кожному з процесів, створено план покращень на рік, 3) визначені цільові результати бізнес-процесів та вимоги до постачальників процесів.

Був прийнятий план "Переходу до процесної організації управління СП "Фреза".

Перехід на процесне управління компанією означає, що планування, координація, контроль тепер буде здійснюватися за процесами, а не за функціями. Ми побудували макропроцеси, систему індикаторів управління ними. Для того, щоб вони запрацювали у всій компанії треба провести їх деталізацію до рівня елементарних робіт, операцій. Оскільки бізнес — система СП не є складною, то може бути вирішено моделюванням до третього рівня (тобто з'являться підпроцеси другого та третього рівня, третій рівень, в цьому випадку, — це рівень елементарних робіт).

Постало питання: проектування процесів на папері чи використання управлінські інформаційні?

Вже на етапі стратегічного аудиту керівництву підприємства було запропоновано використати такій інструмент підвищення ефективності управління компанією, як управлінська інформаційна система, у якої є можливість моделювати бізнес, управляти процесами, оцінювати ефективність виконання робіт на кожному робочому місті, допомагати змінювати процеси у випадках зміни стратегії. Вартість такої системи може бути як мінімум $ 30-40 тис для Компанії. Така система дозволила б поступово почати впровадження програм покращень по всіх критичних бізнес-процесах, по декількох індикаторах водночас.

Провівши аналіз документообігу компанії, консультанти змогли зробити висновки, що річна економія від впровадження управлінської інформаційної системи підприємством становить приблизно $8000 на рік. Також потрібно враховувати, що витрати на навчання по роботі в процесній організації у випадку впровадження системи, мають бути набагато нижче та ефект вище, ніж при проектуванні процесів до рівня конкретних робіт на папері.

Таблиця 1.4. Економія втрат за рахунок впровадження змін

Економія втрат

1 рік

2 рік

Економія за рахунок автоматизації документообігу

8000

8000

Мінімізація втрат в організації бізнес-процесів (скорочення робіт, що не несуть доданої вартості споживачу)

10000

30000

Разом

18000

38000

Доцільним було б, перш за все, впровадити всі макропроцеси, тому що їх взаємодія — це і є основа реалізації стратегії довгострокового розвитку компанії. Далі — моделювання до рівня елементарних робіт критичних процесів, впровадження змін в них та тестування управління ними по визначеним індикаторам протягом певного часу. Для цього корисним було б застосування автоматизованого пакету моделювання бізнес-процесів. Після цього — моделювання по ступеню “значущості” бізнес-процесів та їх постановка в компанії, автоматизація. Треба враховувати, що будь-які зміни в компанії мають бути оцінені споживачем (в кінцевому рахунку через збільшення прибутку, збільшення обсягу продажу та ін.).Керівництво прийняло рішення продовжувати процес змін наступним чином: для Компанії куплено інтегровану інформаційну систему BAAN, розпочато кампанію по моделюванню процесів, що пов’язані з логістикою, виробництвом, фінансами, впровадження покращень в них. Був використаний спеціальний моделювальник системи BAAN.

Як Ви вважаєте як вплине на окупність інвестувань в зміни цей підхід з використанням управлінської інформаційної системи і як він корелює зі стратегією трансформації?

Компанія СП “Фреза” через рік мовою цифр

• Збільшення:
• рентабельності капіталу на 16%
• ліквідності на 7%
• долі ринку на 10%
• виручки на 61% (планово –в два рази)
• Зменшення часу на виконання робот в критичних управлінських процесах практично, проценту переробки робіт (5%).
• Було створено план якісного розвитку підходів в управлінні компанією: перехід на процесне управління
• Підвищення стратегічної компетенції персоналу.
• Результати проекту представлено на конференції “Cost Management Congress”, New Orleans.
• Початок впровадження системи BAAN.

Плани на майбутнє

У якості генеральної внутрішньої стратегії трансформації Компанії на період 2000-2004 року керівництво визначило повний перехід на процесно- орієнтоване управління всіма взаємопов”язаними компаніями при підтримці консультантів без збільшення ресурсів:

• з обсягом продажу 20-25 млн. доларів у рік; швидкість росту компанії 40-50%;
• частка присутності на ринку СНД 60-80%
• збільшення продажу на ринках Далекого Зарубіжжя
• підвищення ринкової вартості компанії (збільшення “гудвіла” за рахунок впровадження професійної системи управління торгівельними марками Компанії, особливо на зовнішніх ринках, використовуючи різні інструменти: починаючи від лізингу торгівельної марки, закінчуючи створенням власної).

Питання

1) Чи правильно було визначено на Вашу думку основну проблему підприємства?

2) Які принципи трансформації “спрацювали”?

3) Як Ви вважаєте, — як потрібно мотивувати персонал щодо впровадження змін?

Завдання

1) Оцініть визначену стратегію : диверсіфикація в каменеобробку для забезпечення зросту.

2) Оцінити визначені стратегії трансформації компанії. Запропонуйте Ваше бачення їх.

3) По яким ще параметрам Ви б запропонували обрати критичні бізнес-процеси, що підлягають трансформації? Запропонуйте критичні процесі, що підлягають трансформації, з Вашої точки зору.