Главная Менеджмент Конспекты лекций Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

4.5. Етапи планування проекту

Процес планування і управління проектом складається з п'яти етапів, чотири з яких стосуються планування і управління. Графічно, етапи приведені на малюнку нижче.

Етап 1. Середовище проекту, що впливає на проект (внутрішні і зовнішні фактори).

Етап 2. Формулювання проекту - постановка цілей, задач і вироблення стратегії реалізації проекту.

Етап 3. Планування проекту - система заходів для реалізації проекту.

Етап 4. Технічне виконання - безпосереднє технічне виконання пунктів плану проекту.

Етап 5. Управління проектом - контроль за виконанням проекту відповідно до плану.

Рис.4.4. Етапи планування і управління проектом

Етап 1. Розуміння оточення проекту

Середовище проекту складається з факторів, що можуть вплинути на проект у ході його виконання. Середовище визначає спосіб реалізації проекту:

• На масштаби і терміни виконання проектів можуть впливати інші проекти, виконувані організацією.

• Середовище проекту - головне джерело невизначеності проекту.

Етап 2. Формулювання проекту

На початковому етапi формулювання ідеї проекту - концепцiї проекту - закладаються пiдвалини успiху. Якщо концепцiя, або стратегiя обранi менеджерами невiрно, подальшi (навiть правильнi дiї) виявляться неуспiшними. Цей етап - найменш звичний для вiтчизняних керiвникiв, адже стратегiї формувалися ранiше директивно, а вiдтак централiзовано забезпечувалися ресурсами. Сьогоднi кожному суб'єкту господарювання треба знайти, обгрунтувати стратегiю для себе, стратегiю свого виживання та розвитку. Це процес колективного вироблення рiшення, який органiзується спецiальними методами мозгового штурму iз залученням груп фахiвцiв рiзного профiлю (такий досвiд деякою мiрою накопичений при розробцi таких документiв, як, наприклад, програма "Освiта"). Але якщо формально подiбнi процедури i мали мiсце, то документи, якi з'являлися в результатi мали здебiльшого декларативний характер, не будучи iнструментом дiй.

В основі формулювання ідеї проекту лежать три елементи:

• Мета проекту - чого досягне проект у свєму кінцевому підсумку.

• Задачі проекту - весь спектр робіт із проекту.

• Стратегія - яким шляхом керівники проекту приведуть його до мети .

Мета проекту - це його результат, на досягнення якого спрямовані зусилля виконавців. Для того, щоб визначити мету проекту, керівник, як це не парадоксально, повинен почати з кінця - визначити той кінцевий результат, що повинен бути отриманий.

Ієрархія цілей. Ціль кожної частини проекту повинна бути підпорядкована загальній меті проекту. Іншими словами, кожен проект може бути поділений на ряд підпроектов, цілі яких складають ієрархію подібно приведеній нижче схемі.

Рис.4.5. Ієрархія цілей проекту

Ясність мети. Гарна мета - це ясна мета, вимірювана, переважно кількісно. Для з'ясування мети проект корисно розбити на три складові, наприклад:

Ціль - запобігти спаду виробництва і забезпечити плановий випуск продукції.

Кінцевий результат - звіт, що називає причини зниження виробничих показників і пропонує заходи для виправлення положення.

Критерій успіху - звіт повинен бути готовий до 30 червня. Рекомендації повинні передбачати заходи, що забезпечують виробництво не менш 70 тонн у рік. Вартість рекомендацій не повинна перевищувати 100000 доларів.

Мета управління проектом полягає у дотриманні вартості, часу та якості проекту. Хоча гроші - це "гнучкий " ресурс проекту, загальна його вартість повинна бути встановлена із самого початку. Ключова задача керівника проекту складається в такому управлінні ресурсами, щоб витрати не перевищили запланованої суми.

Час - абсолютний негнучкий ресурс. Якщо день пройшов, то його вже не повернеш. Хоча певні види діяльності можна зробитиза більш короткий час, термін завершення проекту можна змінити тільки шляхом зміни його цілей.

Якість означає, що результат повинен відповідати меті, тобто працювати так, як задумано.

У тому чи іншому проекті можуть превалювати різні показники досягнення мети, наприклад:

1). Обсяг проекту - це всі роботи з проекту, що повинні бути виконані. Обсяг проекту можна визначити через наступні показники:

1. Шляхом визначення робіт, що виконуються в проекті. Наприклад, "Розробка і монтаж системи автоматичного транспортування вантажів на складі".

2. Визначення термінів виконання. "Монтаж починається 15 січня і завершується не пізніше 2 березня"

3. Описання бізнес-процесів. "Інтерфейс між системою прийому замовлень і системою розміщення товарів на складі".

4. Визначення необхідних ресурсів. "Використовувати власні ресурси й обмежити кількість робітників чисельністю в п'ять чоловік".

5. Встановлення відповідальності підрядчика. "Виконавець повинний поставити всі допоміжні силові й інформаційні системи, зробити налагодження відповідно до графіка і забезпечити первісну підготовку персоналу".

Специфікації проекту. Задачі проекту оформлюються в специфікацію проекту, у якій у письмовому і графічному виді приводиться інформація, що використовується для визначення результатів і супутніх умов.

Після початку робіт може виникнути необхідність у тих або інших змінах у проекті. Зміни бувають двох видів: внутрішні і зовнішні.

Внутрішні зміни: стосуються застосування специфікації. Наприклад, при будівництві хімічного заводу було вирішено використовувати інше сховище, яке ще не існувало на момент складання специфікації.

Зовнішні зміни: виникають у результаті рішення покупця змінити специфікацію. Наприклад, при зміні міжнародного стандарту, покупець літака вирішує замінити все навігаційне устаткування.

Стратегія проекту - це спосіб досягнення цілей і показників проекту. Стратегія розбиває проект на етапи. Етапи розбивають проект на певні часові проміжки. Етапи можуть бути дуже простими: початковий, середній і кінцевий.

Наприклад, у випадку розробки програмного забезпечення етапи можуть бути наступними:

• Етап підготовки специфікацій - облік вимог споживачів, складання специфікацій системи;

• Етап розробки - визначення структури системи і складання специфікацій підсистем;

• Етап реалізації - розробка модулів;

• Етап тестування модулів - кожен модуль тестуєтся окремо;

• Етап постачання - передача системи покупцеві.

Контрольні крапки - це крапки , у яких вимірюються показники часу (терміни), вартості (витрати) і якості. Контрольні крапки можуть використовуватися як границі між етапами. Наприклад, для проекту телевізійної реклами контрольними крапками можуть бути:

1. Узгодження загальної концепції з клієнтом;

2. Підготовка й узгодження сценарію;

3. Зйомка рекламного ролика;

4. Демонстрація клієнтові першого варіанта;

5. Остаточна зйомка ролика, погодженого з клієнтом.