Главная Менеджмент Менеджмент у державних організаціях - Цуруль О. А.

Менеджмент у державних організаціях - Цуруль О. А.

7.3. Визначення продуктів у сфері державного управління і застосування калькуляції в сучасному адміністративному менеджменті

При впровадженні контролінгу необхідно визначати створені продукти або надані послуги у сфері державного управління, які мають ціннісне споживання. У федеральному відомстві державного управління Німеччини було визначено 98% продуктів. Міністерство фінансів Німеччини поставило своїм управлінням завдання застосовувати до 2002 року нові моделі управління, на базі яких будуть визначатися продукти та відпрацьовані інструменти контролінгу. Створені продукти чи надані послуги маюь ціннісне споживання, оскільки вони несуть у собі витрати.

Для визначення витрат розробляють калькуляцію. За допомогою калькуляції носіїв витрат адміністрація може перш за все ввести розцінки та збори чи тарифи, де витрати є основою для орієнтування, і які створюють внутрішньовідомчі та міжвідомчі порівняння для висновків про економічну доцільність продуктів чи послуг. Цей підхід відіграватиме в майбутньому все важливішу роль, тому що адміністративні керівники повинні знати, наскільки ціна, що призначена за продукт чи послугу, покриває видатки на них, і чи ця ціна порівняно з цінами інших структурних одиниць управління або приватних підприємств є економічною,

а також чи є помірною відносно досягнутого результату.

Для застосовування контролінгу необхідно визначати зміст адміністративного продукту. В рамках управління результат — це завершений продукт праці певної організ аційної одиниці. Результат одержують при виконанні певного завдання, в якому є попит від наявного клієнта (громадянина, іншої організаційної одиниці), незалежно від того, існує цей попит на добровільній основі чи з причин правового способу дій.

Визначення бажаних результатів можливо здійснити через стандарти (централізоване управління), а також домовленість про цілі (керівництво через цільові домовленості). Структуризація результатів дозволяє визначати кінцеві продукти або групи продуктів.

Продукти створюються на базі завдань адміністративного управління. Але не всі адміністративні продукти придатні для управління та керування. Тому буває необхідно зведення продуктів у групи. Кожен продукт повинен бути таким, щоб його можна було б віднести до певної групи продуктів. Критеріями для досяг­нення груп продуктів можуть бути: політико-стратегічні аспекти; аспекти обміну витрат; інтереси громадян.

Для прийняття рішень в управлінні проводиться опис продукту. В описі продуктів повинні бути конкретизовані бажані предметні цілі, встановлені ознаки для визначення, цільові групи, цілі щодо якості та кількості, показники для того, щоб забезпечити можливість вимірювання.

Лише після повної структуризації продуктів та послуг можливе підпорядкування затрат результатам, охоплених обліком. Після визначення структури продуктів (груп, областей продуктів) можна підпорядковувати цим продуктам окремі види діяльності. Потім необхідно розробляти каталог продуктів (послуг). Він відрізняється від описів завдань певної установи тим, що він (каталог) дає систематичний опис результатів адміністративних дій, а не тих видів діяльності, які необхідні для цього.

Продукти або послуги повинні відповідати обов’язковим показникам якості. Для цього необхідно запровадити менеджмент якості, основні елементи якого такі: розробка стратегії якості; визначення критеріїв якості; розробка методики для визначення якості; концепція звітних елементів; організаційне закріплення відповідальних за якість.

Визначення продуктів і послуг адміністративного управління дозволяє вести розрахунки калькуляційних витрат на них (продук­тів, послуг).

Традиційні інструменти менеджменту управління не дозволяють цілеспрямовано використовувати наявні ресурси. Тому державна адміністрація повинна модернізувати існуючий інструментарій управління.

Таким вимогам відповідає калькуляція витрат і результатів, тому що до керівництва надходять дані, за допомогою яких можна визначити, чи досягнуті заплановані цілі і чи ефективно функціонує управління.

Витрати в калькуляції набувають прозорості, свідомість співробітників та керівництва зростає. В системі державної адміністрації калькуляція витрат і результатів може показати, як впливають законопроекти чи політичні ініціативи на витрати.

Завдання калькуляції витрат та результатів полягає в тому, щоб використання ресурсів екстраполювати на результат та вираховувати так званий «вихід» управлінських дій.

До завдань контролінгу належить концептуальна організація обліку видатків за їхніми видами, обліку видатків за місцями їхнього виникнення, обліку видатків за їхніми носіями і системами обліку результатів.

Облік видатків за видами охоплює витрати відповідно до видів видатків; за місцями їхнього виникнення — визначає, які види видатків виникли в певному підрозділі; за носіями — показує, для якого з продуктів виникли витрати. Завданням обліку результатів є облік обсягів продукції та пов’язаних з цим обсягів застосування ресурсів для перерахування витрат за їхніми носіями і продуктами або за місцями їхнього виникнення для взаєморозрахунків усередині установи.

Калькуляція витрат та результатів дає інформацію, яка необхідна для управління ефективністю. Вона характеризує ресурси, які необхідні для досягнення бажаного результату, їх вартість і результативність досягнення поставлених цілей.

Основою ефективної системи контролінгу є внутрішній (управ­лінський) облік. Для досягнення цілей розрахунку витрат необхідно визначити, які види витрат треба знати, які види витрат мають місце, де вони виникли, який їх розмір на одиницю продук­ції, які результати діяльності за певний період.

Вихідною точкою розрахунку витрат є розрахунок витрат за видами. Його завдання — виявити і попередньо обробити витрати. Класифікація витрат за видами є основою для їхнього розподілу за місцями виникнення і об’єктами. Одна частина витрат прямо нараховується на об’єкти, інша частина — за допомогою розрахунків нараховується на місця виникнення і потім звідти на об’єкти.

Основою розрахунку сукупних витрат є поділ усіх витрат на одиничні та загальні.

Кожен вид витрат можна віднести безпосередньо на об’єкт прямо або побічно за допомогою розрахункового коефіцієнта розподілу витрат.

Розрахунок сукупних витрат проводиться на основі фактичних витрат при підсумковому розрахунку і планових витрат при попередньому розрахунку. Підсумковий розрахунок використовується для контролю, попередній — для упорядкування калькуляції. По закінченні звітного періоду фактичні витрати зіставля­ються з плановими і визначаються відхилення. Аналіз відхилень надає інформацію для управління процесом.

Здійснення розрахункових витрат за місцем їхнього виникнення визначає такі місця в організації. При цьому організація ділиться на звітні підрозділи, для яких плануються, виявляються і контролюються витрати.

Виявлення місць витрат переслідує такі цілі:

— планування і контроль економічності там, де виникають і в зв’язку з цим піддаються впливу витрати;

— гарантованість і точність підрахунку витрат при розрахунку по об’єктах;

— фіксування, спостереження і наступний перерахунок між окремими дільницями в організації.

Для визначення і регулювання витрат необхідно з’ясувати, який відповідальний підрозділ здійснив витрати. Визначення відповідальних структур за місцем виникнення витрат необхідне також для підготовки калькуляції. Слід також визначати кінцеві

місця виникнення витрат, які дають можливість здійснити калькуляцію витрат на продукцію або послуги.

Розрахунки витрат за місцем їхнього виникнення відбуваються в трьох фазах: розподіл витрат, перенесення витрат, нарахування витрат.

Розподіл загальних витрат здійснюється за параметрами або за допомогою коефіцієнтів. В основі цього розподілу лежать принципи причинності, ідентичності, пропорційності, припустимого навантаження. Тобто витрати, обумовлені їх причиною, розраховуються ідентично результатам, пропорційно визначеному базисному параметру. Принцип припустимого навантаження полягає в тому, що загальні витрати відповідно до цього навантаження розподіляються на продукти. Мірою припустимого навантаження є збут продукції або обсяг послуг. Чим більший рівень збуту, тим більша спроможність покривати загальні витрати.

При розподілі витрат існує різниця між прямим і непрямим розподілом загальних витрат. При прямому розподілі загальні витрати точно відносяться на місце витрат. Їх можна назвати одиничними витратами даного місця. При непрямому розподілі загальні витрати не можуть прямо відноситися на одне місце витрат (оплата електроенергії, опалення, управління рекламою, страхування, орендна плата і т. ін.). Загальні витрати розподіляються за відповідними коефіцієнтами.

Перенесення витрат при проведенні розрахунку витрат за місцем їхнього виникнення — віднесення витрат. В ході віднесення витрат вони перераховуються на результати всередині установи.

Перерахунок результатів залежить від внутрішньовиробничих зв’язків, тобто від виробничих контактів між місцями витрат.

Існує принципова різниця між поблочним перенесенням та східчастим перенесенням витрат. Поблочне перенесення передбачає розподіл витрат у вигляді блоку безпосередньо на місце

кінцевих витрат. При східчастому перенесенні встановлюється послідовність місць витр ат, з якої випливає, що на попередні місця витрат не можуть бути віднесені витрати від наступних місць. Останнє з місць витрат, які розподіляються, передає витрати далі до місця кінцевих витрат.

Остання фаза розрахунку витрат — це їхнє нарахування на об’єкти. Для нарахування потрібно знайти відповідну відносну (базову) величину. Так, базовою величиною для матеріальних накладних витрат є обсяг використання матеріалу за звітний період.

Розрахунок витрат за місцем їхнього виникнення може оброблятися за допомогою розрахункової відомості. Цей розрахунок проводиться у табличній формі. Вона будується таким чином, щоб види витрат розташовувалися по рядках, а місця витрат — по стовпцях. Розрахунок проводиться в два етапи. На першому етапі робиться причинно-обумовлений порядок рознесення загальних витрат, які включені у розрахунок витрат, за місцем — по допоміжних і основних місцях витрат. При цьому йдеться про нарахування на об’єкти первинних витрат.

На другому етапі відбувається перерахунок внутрішньогосподарських результатів. Тут мова про нарахування на об’єкти вторинних витрат.

Третьою складовою частиною розрахунку сукупних витрат є їхнє визначення на об’єктах. Метою цього визначення є розрахунок доходів за період і на одиницю продукції або послуги, а також забезпечення інформацією для проведення цільової політики.

Одиничний розрахунок витрат за об’єктами може бути виконаний методом простої калькуляції (розподілом) і методом націночної (постатейної) калькуляції.

Проста калькуляція може бути одноступінчастою і багатоступінчастою.

При одноступінчастій калькуляції витрати на групу об’єктів витрат визначаються розподілом суми витрат за період на загальну кількість вироблених продуктів.

Багатоступінчасту просту калькуляцію варто застосовувати тоді, коли робиться навіть один стандартний продукт але виробництво розбито на ряд етапів.

Витрати на одиницю об’єктів витрат розраховуються як за-

гальні витрати одного етапу за один період часу, розподілені на число незавершених і проміжних продуктів. Наступний виробничий етап містить у собі результат попереднього етапу.

Розрахунок витрат на одиницю продукції проводиться за допомогою постатейної калькуляції.

Завдання розрахунку витрат за об’єктами на одиницю часу полягає в тому, щоб розрахувати виробничий результат за звітний період. Для цього витрати звітного періоду зіставляються з доходом періоду.