Главная Менеджмент Менеджмент у державних організаціях - Цуруль О. А.

Менеджмент у державних організаціях - Цуруль О. А.

5.3. Набір кандидатів та їх відбір

Одним з основних етапів управління людськими ресурсами є набір кандидатів та їх відбір.

Прийняття на роботу є необхідною частиною управління персоналом. Процес пошуку необхідних кадрів полягає у співвідношенні вимог, які висуває роботодавець, і кваліфікації кандидата. В процесі набору та відбору кадрів у першу чергу враховується специфіка організації. Головна ціль відбору — набрані працівники мають відповідати вимогам заявника щодо відповідності умовам і особливостям роботи.

Процес набору та відбору кандидатів можна зобразити схематично (рис. 5.1).

Як видно з наведеної схеми, організації самі визначають модель прийому на роботу, але майже всі спираються на конкурсний відбір кандидатів на посаду, використовуючи або традиційний підбір, або повну, або скорочену схему оцінки і відбору кандидатів на посаду, що більш докладно розглянуто нижче.

Процеси набору та відбору кандидатів на вакантну посаду тісно взаємопов’язані. Вакантна посада має існувати ще до того, як почнеться набір кандидатів.

Рис. 5.1. Принципова блок-схема повного технологічного циклу оцінки і відбору кандидатів на посаду:

Повна схема конкурсного відбіру

Традиційний підхід

Скорочена схема конкурсного відбіру

Спочатку необхідно сформувати вимоги до кандидата на заняття вакансії. Традиційно в основі цього процесу лежить підготовка посадової інструкції, тобто документа, в якому описані основні функції працівника, які має виконувати працівник на даній посаді.

Для того щоб полегшити процес підбору кандидатів, багато організацій створюють документи, які характеризують працівника для успішної роботи на даній посаді — кваліфікаційні карти та карти компетенції.

Кваліфікаційна карта готується спільно керівником підрозділу та спеціалістом по людських ресурсах на основі посадової інструкції і є набором кваліфікаційних характеристик (загальна та спеціальна освіта, знання іноземної мови, знання комп’ютера тощо), якими повинен володіти претендент.

Але цей метод акцентує увагу на технічних, формальних характеристиках кандидата, не зважаючи на особисті характеристики і потенціал професійного розвитку.

Карта компетенції (портрет ідеального співробітника) дає змогу подолати цей недолік і полегшує роботу працівника відділу людських ресурсів. Карта компетенції включає особисту характеристику людини, її здібності до виконання тих чи інших функцій, тип поведінки і соціальну роль, як, наприклад, орієнтація на інтереси клієнта, вміння працювати в групі, оригінальність мислення.

Визначивши вимоги до кандидатів, відділ людських ресурсів (кадрів) переходить до наступного етапу — залучення кандидатів. Головне обмеження на цьому етапі — бюджет, який організація може визначити на відбір кандидатів.

Для залучення кандидатів організація може використовувати ряд методів:

1. Пошук усередині організації.

З цією метою вивішують інформаційні листки в організації, пропонують керівникам підрозділів висунути кандидатів, аналізують особисті справи з метою підбору працівників з необхідними характеристиками. Крім того, можуть використовувати зміни в організації роботи, введення понадурочних, перенесення відпус­ток, багатозмінний режим роботи.

2. Підбір за допомогою працівників організації: серед родичів і знайомих працівників фірми. Цей метод має низькі витрати, але його недоліки в тому, що рядові працівники не є професіоналами у наборі персоналу і не об’єктивні у відношенні до близьких їм людей.

3. Самопроявлення кандидата. Організація отримує листи, телефонні дзвінки від зайнятих пошуками роботи. Підтримка такої бази даних є недорогою і дозволяє мати під рукою значний резерв кандидатів.

4. Об’яви в засобах масової інформації: на телебаченні, радіо, в пресі. Перевага даного методу — широкий об’єкт інформації при низьких витратах. Недолік: досить великий наплив кандидатів, більшість з яких не будуть мати необхідних характеристик.

5. Виїзд в інститути та інші навчальні заклади. Таким чином організації підбирають собі молодих спеціалістів.

6. Державні центри зайнятості, які мають базу даних, можуть направляти безробітних по заявках підприємств і організацій, організовувати їх навчання згідно з потребами замовника.

7. Приватні агентства з підбору персоналу, які забезпечують досить високу якість кандидатів, але фірми несуть великі витрати по сплаті даних послуг.

Аналіз наведених вище методів підбору кандидатів дозволяє зробити висновок: не існує одного оптимального методу, тому відділ людських ресурсів повинен володіти всім набором прийомів для залучення кандидатів і використовувати їх залежно від конкретного завдання.

Підбір кандидатів є основною операцією для наступного відбору майбутніх працівників організації. Зміст цього етапу залежить від традицій і особливостей організацій.

Підбір кандидатів включає первинний відбір, співбесіду з працівниками відбору людських ресурсів, довідки про кандидата, співбесіду з керівниками підрозділу, іспит, рішення про найм.

Первинний відбір починається з аналізу списку кандидатів з точки зору їхньої відповідності вимогам організації до майбутніх співробітників. Основна ціль первинного відбору — відсів тих, хто не володіє мінімальним набором необхідних якостей для одер­жання вакантної посади.

Найбільш поширеними на сучасному етапі методами набору персоналу є аналіз анкетних даних, тестування, експертиза почерку.

Аналіз анкетних даних має на увазі, що біографія людини є достатньо надійним індикатором його потенціалу для успішного виконання визначених виробничих функцій. Це дуже простий, дешевий і достатньо ефективний метод первинного відбору у випадку, коли організація має великий список кандидатів і коли мова йде про спеціалізовані посади (оператор станків з програмним управлінням, викладач іноземної мови). В той же час цей метод досить приблизний щодо оцінки потенціалу, оскільки орієнтований виключно на факти з минулого кандидата, а не на його теперішній стан і можливість до професійного розвитку.

Більш точно визначити сьогоднішній стан кандидата з точки зору його відповідності вимогам вакантної посади, а також потен­ціалу розвитку можна з допомогою спеціальних тестів. В американських схемах по відбору персоналу використовують три обов’яз­кові вимоги для тестів відповідності:

• аналіз робочого процесу повинен виявити стиль роботи кандидата і ті константи, які найбільш необхідні для високої якості виконання даної роботи;
• тест повинен виміряти одну з цих констант;
• необхідно довести, що дана риса характеру кандидата дійсно пов’язана з якістю роботи і важлива для роботи на даній посаді.

Тестування має все більшу популярність серед провідних організацій розвинених країн, його використовують не тільки корпорації, але і державні установи, університети, громадські організації. Переваги тестування полягають у можливості оцінки сьогоднішнього стану кандидата з урахуванням особливостей організації і майбутньої посади. Недоліки цього методу первинного відбору — великі витрати, умовність, обмеженість тестів, які не дають повного уявлення про кандидата. Тому використовують, як правило, кілька видів тестів повнішої оцінки кандидата. Так, наприклад, в компанії «Марс» всі кандидати на посади керівників проходять через три тести: тип особи, аналітичні здібності, логіч­не мислення.

Експертиза почерку, яка особливо поширена у Франції, є своєрідним різновидом тестування, до речі, вона потребує менших затрат.

При всій різноманітності методів, що використовуються для підбору кадрів, підбір слід проводити так, щоб не порушувалася наступність у роботі, забезпечувалось правильне співвідношення молодих кадрів із досвідченими працівниками.

Окремі управлінські функції і операції можуть досить успішно виконувати молоді працівники, якщо здійснення цих функцій вимагає значної рухливості, енергійності, сміливості тощо. Досвід показує, що працівники у віці 45—60 років найбільш ефективно виконують роботи, які вимагають певної систематичності, витримки і послідовності, врівноваженості й самостійності міркування.

Багато в чому повчальним є досвід роботи кадрових служб корпорацій США, які часто нараховують 50 і більш службовців. У своїй діяльності вони застосовують різні методи управління персоналом. Так, при наборі нових працівників використовують метод психологічного аналізу: докладно вивчається фотокартка претендента за допомогою фізіологічних таблиць, що містять 198 окремих ознак. Анкету і лист-заяву кандидата на посаду піддають графологічному аналізу, в процесі якого виділяють 238 ознак для характеристики особистих параметрів претендента. Крім того, аналізується анкета, що містить 140 запитань. Аналізується не стільки зміст відповідей, скільки стиль і характер викладення матеріалу, де мимоволі проявляються особливості кандидата.

При відборі працівників за цим методом під пристойним приводом роботодавці відмовляють до 80% претендентів.

Стадія первинного відбору незалежно від вибраних методів закінчується складанням обмеженого списку кандидатів, які найбільше відповідають вимогам організації. Решті кандидатів повідомляється про рішення закінчити розгляд їхніх кандидатур на дану посаду.

Таким чином, типовий процес прийняття рішення по відбору має 7 позицій:

1. Попередня відбіркова бесіда, при якій дізнаються про освіту претендента, оцінюється його зовнішній вигляд і особисті якості.

2. Заповнення бланку заяви і автобіографічної анкети.

3. Бесіда по найму. В результаті бесіди проходить обмін інфор­мацією у формі запитань і відповідей.

4. Тести по найму, при допомозі яких оцінюються здібності і склад розуму, необхідні для результативного виконання завдань на майбутньому місці роботи.

5. Перевірка рекомендацій та послужного списку, які дозволяють більш докладно пізнати людину.

6. Медичний огляд (при необхідності).

7. Прийняття рішення, яке супроводжується підписанням трудового договору двома сторонами.

В останній час все більшого поширення отримує практика прийому на роботу з випробувальним терміном, що дає можливість оцінити кандидата безпосередньо на робочому місці без прийняття на себе зобов’язання по його постійному працевлаштуванню. В пе­ріод випробовування кандидат виконує посадові обов’язки в по­вному обсязі, отримує винагороду, але може бути звільнений після випробування без жодних наслідків для організації.

Таким чином, процес набору і відбору кандидатів на вакантні по­сади дуже копіткий, вимагає застосування певних методів конкретно до кожної ситуації і багато в чому залежить від професіоналізму і компетентності працівників відділів людських ресурсів (кадрів).

5.3.1. Особливості набору кандидатів та їх відбору в системі державної служби України

В сучасних умовах державна кадрова політика визначає місце і роль кадрів у суспільстві, мету, завдання, найважливіші напрям­ки і принципи роботи державних структур з кадрами, головні критерії їх оцінки, шляхи вдосконалення підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації, раціональне використання кадрового потенціалу країни.

В Україні протягом багатьох років до вирішення кадрових питань підходили однобічно, а саме — в кожному працівникові хотіли бачити перш за все слухняного виконавця, який реалізує вказівки керівника.

З руйнуванням тоталітарного режиму і побудовою нової державності Україна все більше стає організацією саме всього народу, суб’єктом управління соціально-економічними і політичними процесами на засадах закону.

Для виконання своїх функцій державі необхідний апарат службовців. 16 грудня 1993 року в Україні прийнятий Закон «Про державну службу», який набув чинності у січні 1994 року. Цей закон регулює суспільні відносини, які охоплюють діяльність держави що­до створення правових, організаційних, економічних та соціальних умов реалізації громадянами України права на державну службу.

Сьогодні на державній службі в Україні перебуває близько 230 тис. осіб, з яких приблизно чверть — керівники, решта — спеціалісти.

Підбір кадрів на посади державних службовців повинен базуватись на системі критеріїв, серед яких:

1. Високий рівень освіти, бажано економічного, юридичного або загальноуправлінського напрямку. Більш того, особа повинна мати здібності до самоосвіти.

2. Спеціальна фахова підготовка в комплексі з практичними знаннями і уміннями застосовувати свої освітянські знання на практиці.

3. Висока мораль і етика поведінки.

4. Патріотизм.

5. Культурна, що передбачає знайомство із системою історичних устоїв своєї держави; володіння культурним надбанням своєї нації, народу і держави тощо.

6. Внутрішня гідність людей, які входять до складу вищої управлінської еліти, їх здатність говорити правду, навіть, коли це шкодить особистим інтересам.

7. Вміння людини, яка працює у вищих керівних структурах, надусе цінувати в собі почуття свободи, бути вільною від комплексу матеріальної залежності.

Для набору і відбору кадрів має бути опис посадових обов’яз­ків, навичок, кваліфікації, потрі бних для виконання роботи для кожної посади і для кожного керівника. Це одна з основних вимог системи державної служби.

В Україні розроблено Довідник типових професійно-кваліфі­каційних характеристик посад державних службовців, який встановлює вимоги до змісту професійної діяльності та кваліфікації державних службовців. Він служить підставою при:

• розробці посадових інструкцій державних службовців, які закріплюють їхні обов’язки, права і відповідальність;
• підборі та розстановці кадрів, здійсненні контролю за правильністю їхнього використання відповідно до спеціальності та кваліфікації;
• конкурсному підборі та атестації державних службовців;
• формуванні дійового кадрового резерву;
• організації стажування в державних органах влади;
• розробці та вдосконаленні програми підготовки та підвищення кваліфікації державних службовців відповідно до змісту їхньої професійної діяльності.

Конкретний перелік посадових обов’язків визначається посадовими інструкціями державних службовців, які розробляються і затверджуються на основі цього Довідника. Крім того, Законом України «Про державну службу» визначені 7 категорій посад держав­них службовців та 15 рангів, які відповідають певним категоріям.

Порядок вступу на посаду державного службовця залежить від особливостей статусу державного органу; категорії державної посади; шляхів заміщення цих посад.

Стаття 38 Конституції України проголошує: «Громадяни користуються рівним правом доступу до державної служби, а також до служби в органах місцевого самоврядування». Проте статтею 12 Закону України «Про державну службу» передбачаються обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу. Зокрема, не можуть бути обраними або призначеними на посаду в державному органі та його апараті особи, які:

• визнані у встановленому порядку недієздатними;
• мають судимість;
• у разі прийняття на службу будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі особам, які є їх близькими родичами чи свояками;
• в інших випадках, встановлених законами України.

У нашій країні в системі державної служби посади заміщуються шляхом призначення або за конкурсом.

Призначення на державну посаду стосується І—III категорій посад державних службовців і проводиться органами державної влади і посадовими особами в межах компетенції з додержанням встановленого порядку заміщення посад тієї чи іншої категорії.

Конкурс при прийнятті на посади в державні органи є принципово новим інститутом державної служби і важливим компонентом набору та відбору кадрів.

Стаття 15 Закону України «Про державну службу» визначає, що прийняття на державну службу на посади ІІІ — VIІ категорій, передбачених статтею 25 цього Закону, здійснюється на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено законом України.
Інститут конкурсного прийому на державну службу базується на таких основних принципах:

• принцип рівноправності, який виключає дискримінацію за походженням, статтю, віросповіданням або політичними поглядами;
• принцип відповідності здібностей та професійного рівня вимогам конкретного виду діяльності в системі державної служби;
• принцип гласності — забезпечення гласності проведення конкурсів.

Положення про порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців затверджене постановою Кабінету Міністрів України № 782 від 04.01.95 р. Для проведення конкурсу наказом керівника утворюється конкурсна комісія, яку очолює, як правило, заступник керівника. Інформація про конкурс та умови його проведення оголошуються в засобах інформації не пізніше як за місяць до проведення конкурсу та доводиться до відома працівників органу, в якому оголошується конкурс.

Претенденти на посаду державного службовця подають на ім’я керівника заяву, до якої додаються особовий листок обліку кадрів, автобіографія, копії документів про освіту, декларація про доходи, зобов’язання фінансового характеру, в тому числі і за кор­доном щодо себе і членів своєї сім’ї. Претенденти, які працюють в органі, де оголошено конкурс, чи зараховані до кадрового резер­ву цього органу і бажають взяти участь у конкурсі, зазначених документів до заяви не додають. Але особи, які досягли граничного віку перебування на державній службі, участі у конкурсі не беруть.

Учасникам конкурсу надається інформація щодо особливостей умов праці за відповідною посадою, їм може бути запропоновано викласти свої міркування чи підготувати реферат на тему майбутньої роботи.

Учасники конкурсу завчасно повідомляються про час і місце засідання комісії. Комісія проводить співбесіду з кожним учасником конкурсу і приймає рішення шляхом голосування, що оформляється протоколом.

Рішення про укладання трудового договору приймає керівник на підставі рішення комісії про переможця конкурсу. Інші учасники конкурсу можуть бути зараховані до кадрового резерву чи прийняті на стажування.

Цілий ряд проблем існує в організації кадрового забезпечення державної служби. Серед них, зокрема, слід відзначити необхідність підвищення ефективності конкурсного прийому на державну службу. На сьогодні 75% державних службовців приймаються на роботу шляхом конкурсного відбору, близько 5% — через внутрішні переміщення, понад 20% — шляхом стажування.

При цьому призначення на посади вищих рівнів мають тенден­цію до зменшення конкурсного відбору.

Без конкурсного відбору або стажування можуть також прийматися:

а) державні службовці на посади:

• керівників, які згідно із законодавством обираються або затверджуються колегіальними органами;
• керівників, які призначаються міністрами, керівниками інших центральних органів державної виконавчої влади за погодженням з керівниками місцевих органів державної виконавчої влади;
• спеціалістів при переміщенні їх у межах одного державного органу на рівнозначну або нижчу посаду з дотриманням вимог законодавства про працю.

б) державні службовці, які перебували на відповідних посадах у державних органах та виконавчих органах Рад, в тому числі в тих, що ліквідуються, до новостворених органів державної виконавчої влади і місцевого самоврядування;

в) на державну службу — випускники Української академії державного управління при Президентові України та філіалів у державні органи, які направляли їх на навчання.

Особливим моментом набору кадрів є стажування. Воно проводиться терміном до двох місяців у відповідному державному органі з метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на посаду державного службовця.

Стажування можуть проходити як особи, що вперше претендують на посаду державного службовця, так і державні службовці, які бажають зайняти більш високу посаду. Відбір кандидатів на стажування проводиться з ініціативи органу, де має відбуватися стажування. При цьому необхідна письмова заява самого стажиста та згода відповідних керівників за місцем його стажування та основної роботи. Працівники, які досягли пенсійного віку, до стажування не залучаються.

Особа, яка після успішного закінчення стажування виявила бажання працювати у даному органі, проходить конкурс відповід­но до Положення про порядок проведення конкурсу при прий-

нятті осіб на роботу до органів виконавчої влади. При цьому їй надається перевага над особами, які беруть участь у даному конкурсі, але не проходили стажування. Державний службовець після закінчення стажування може бути переведений на посаду за рішенням керівника відповідного рангу без конкурсного відбору або зарахований до кадрового резерву.

У державній службі України існує дуже важлива категорія — кадровий резерв, який є джерелом поповнення кадрів. Кадровий резерв формується з:

• керівників і спеціалістів підприємств, установ, організацій, сфера діяльності яких належить до компетенції даного державного органу та інших органів;
• працівників місцевих органів виконавчої влади і органів самоврядування;
• випускників вищих навчальних закладів відповідного профілю;
• державних службовців, які підвищили кваліфікацію, пройшли стажування або рекомендовані для просування на більш високі посади;
• осіб, рекомендованих конкурсними комісіями для зарахування до кадрового резерву;
• числа випускників вищих закладів освіти, зарахованих на навчання за освітньо-професійними програмами підготовки магістрів державного управління за поданням Головдержслужби.

До кадрового резерву зараховуються професійно підготовлені працівники, які успішно справляються з виконанням службових обов’язків, проявляють ініціативу, мають організаторські здібності і необхідний досвід роботи, успіхи у навчанні. На кожну посаду державного службовця-керівника формується кадровий резерв у кількості двох осіб, за посадами спеціалістів складаються списки осіб, які включаються до резерву з урахуванням фактичної потреби.

Якщо посада, на яку до кадрового резерву зараховано працівника, стає вакантною, він має переважне право на її заміщення при проведенні конкурсу, а державного службовця поза конкурсним відбором.

Крім того, при прийнятті на державну службу може встановлюватись додаткова умова — випробування терміном до шести місяців. Це рішення керівник може прийняти за наслідками конкурсу, стажування, просування по службі державного службовця, який зарахований до кадрового резерву. Випробування застосовується з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається.

При виборі кандидата на заміщення вакантної посади укладається трудовий договір (видається наказ або розпорядження про прийняття на роботу). Потім державний службовець приймає присягу.

Таким чином, набір і відбір кадрів у державній службі України має свої особливості. Відбір претендентів відбувається шляхом призначення на посаду, проведення конкурсу, стажування, формування кадрового резерву. Системи набору кандидатів, їх відбору, підвищення по службі мають досить жорсткі рамки, мож­ливо, вони повинні бути більш гнучкішими.