Главная Бухгалтерский учет, аудит Книги Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах - Свірко С.В.

Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах - Свірко С.В.

4.2. Принципи, вимоги та елементи організації праці працівників бухгалтерської служби

Бюджетні установи як суб’єкти господарювання, що виконують чимало соціальних функцій, за своєю внутрішньою структурою являють собою складний господарський механізм. Реалізація покладених на них завдань можлива за умов постійних зв’язків між ланцюжками чи структурними підрозділами та налагодженої системи управління. Важливу роль у зазначеному механізмі відіграє обліковий процес, який, з одного боку, поєднує в собі складові цього механізму на рівні суцільного збирання інформаційних даних, а з іншого — у результаті процесу обробки облікової інформації забезпечує керівництво установи (на виході із системи бухгалтерського обліку) інформацією, необхідною для прийняття управлінських рішень. А оскільки здійснення облікового процесу, навіть за умов максимальної його автоматизації, неможливе без праці виконавців облікових функцій — працівників бухгалтерської служби та окремих уповноважених осіб інших структурних підрозділів, питання організації цієї праці постає як головне.

Зазначимо, що праця виконавців облікових функцій, безумовно, має свої особливості. Насамперед це високий інформативний рівень, локальний характер праці щодо простору, суцільність виконуваних функціональних обов’язків тощо. З огляду на сказане можна виокремити основні принципи, яким має відповідати організація праці у сфері бухгалтерського обліку:

• науковість (використання напрацювань науки і практики щодо організації діяльності даної категорії працівників);
• суцільність (постійні пошуки шляхів удосконалення організації праці);
• комплексність (застосування комплексу організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психологічних та інших заходів);
• плановість (проектування комплексу заходів щодо організації праці).

Відповідно до наведених принципів виокремлюють елементи організації праці, чи заходи, що забезпечують їх реалізацію:

• чітке адресне керівництво процесом організації праці;
• професійна спеціалізація праці;
• кооперування праці;
• нормування праці;
• наявність концепції мотивації праці.

Як уже зазначалося, питання організації бухгалтерського обліку перебувають у віданні головного бухгалтера. В окремих випадках керівник бухгалтерського підрозділу може передавати зазначені функції заступникові. Здійснивши поділ всієї системи організаційних заходів за видами — організація технології облікового процесу, організація забезпечення облікового процесу, організація роботи апарату бухгалтерії, організація розвитку бухгалтерського обліку, головний бухгалтер може передати окремі повноваження кожному із заступників, зберігши за собою загальне керівництво. У будь-якому з обраних варіантів запорукою реалізації визначеної системи заходів є чітка адресність щодо функцій з їх виконання.

Посадова особа, що несе відповідальність за організацію праці в бухгалтерському підрозділі, має відповідати певним вимогам:

• користуватись авторитетом серед колег;
• мати високий рівень професійної підготовки;
• володіти навичками та знаннями щодо управління персоналом, робочим часовим навантаженням та іншими напрямками організації праці;
• постійно підвищувати професійний рівень і вивчати й застосовувати передовий досвід міжнародної та вітчизняної практики, результати сучасних наукових досліджень.

До обов’язків такої посадової особи належать:

• визначення розподілу функцій щодо працівників бухгалтерської служби;
• установлення рівнів кооперування праці;
• аналіз трудового процесу і витрат робочого часу;
• нормування праці працівників бухгалтерської служби;
• оптимізація чисельності персоналу бухгалтерської служби;
• розробка робочих організаційних регламентів (положення про бухгалтерію, сектор, групу; посадових інструкцій);
• вироблення механізму добору кандидатів на працевлаштування;
• розробка концепції мотивації праці;
• організація соціального забезпечення;
• організація ергономічного забезпечення.

Робота бухгалтерської служби починається з її комплектації. Вакансії робочих місць за відповідного обсягу роботи потребують заповнення. Процес приймання на роботу передбачає деталізацію вимог до вакантної посади (рахівник, обліковець, старший бухгалтер, старший економіст, керівник групи, сектора, головний бухгалтер, заступник головного бухгалтера) і до кандидатури на її отримання, добір кандидатів і приймання.

Деталізація вимог до вакантної посади по суті відбиває положення посадової інструкції. Формуючи ці вимоги, варто виокремити обов’язки чи функції посадових осіб, кваліфікаційні вимоги та спектр професійних навичок і знань. За наявності кандидатур на певну посаду слід упевнитись, що вони фактично відповідають вимогам, які висуває установа чи організація. Добір кандидатур здійснюється одним з таких методів:

• співбесідою;
• анкетуванням;
• тестуванням;
• комбінованим.

Анкета, як і тести, має бути підготовлена посадовою особою, що відповідає за організацію бухгалтерського обліку в установі, за участю керівників відповідних груп обліку. Анкети і тести можуть бути різними і містити від 10 до 50 позицій (запитань чи тестів). За наявності багатьох кандидатур зазначені методи є доволі ефективними й економічними, оскільки дають змогу швидко окреслити коло потенційних працівників.

Як правило, після анкетування чи тестування кандидат на посаду проходить співбесіду, яка являє собою обмін інформацією між представниками бухгалтерської служби (посадової особи, що відповідає за організацію бухгалтерського обліку, та керівника групи за відповідним напрямом обліку, де є вакантна посада) та кандидатом на працевлаштування. У процесі співбесіди представники бухгалтерської служби мають визначити:

• здібності кандидата (чи здатний кандидат успішно працювати на посаді, у відділі, в організації);
• мотивацію кандидата (чи налаштований кандидат успішно працювати на посаді, у відділі, в організації).

Оцінити кандидата потрібно відразу після співбесіди.

Для забезпечення бухгалтерської служби кваліфікованими кадрами головний бухгалтер чи його заступник має установити зв’язок з профільними навчальними закладами різних рівнів акредитації. Підготовкою майбутніх фахівців до праці в кожній бюджетній установі чи організації стає проведення виробничої практики на її базі.

Професійний поділ праці чи спеціалізація передбачає ідентифікацію конкретних функцій щодо відповідних виконавців. Спеціалізація є засобом поліпшеного виконання роботи стосовно якісних і кількісних характеристик процесу за однакових витрат праці.
Щодо процесу бухгалтерського обліку спеціалізація визначає:

• поділ праці за напрямками обліку;
• поділ праці за видами робіт.

Перший поділ передбачає виокремлення оптимальної кількості напрямків обліку, до яких, як зазначалося, відносять:

• облік доходів загального фонду;
• облік доходів спеціального фонду;
• облік грошових коштів;
• облік розрахунків з дебіторами та кредиторами;
• облік розрахунків з працівниками, службовцями;
• облік розрахунків зі стипендіатами;
• облік запасів;
• облік необоротних активів тощо.

Зазначені напрямки перетворюються на умовно самостійні складові процесу облікових робіт, які впливають на формування внутрішньої структури бухгалтерської служби, оскільки на основі визначеного кола напрямків обліку формуються групи, сектори, відділи як горизонтальні утворення апарату бухгалтерії.

На практиці сектори є первинними горизонтальними ланцюжками й утвореннями 1-го рівня. У практиці бюджетних бухгалтерій виокремлюють від 2 до 5 секторів (розрахунковий, матеріальний, фінансовий тощо). Групи, сформовані всередині секторів, провадять облік за конкретними напрямками. При цьому одній групі може відповідати один (у разі багатьох і регулярних операцій) чи кілька напрямків.

Поділ праці за видами робіт здійснюється як за горизонтальними рівневими структурами бухгалтерської служби, так і по вертикалі. Згідно із загальною схемою технології облікового процесу, а отже, виділення відповідних операцій, здійснюється поділ бухгалтерської праці всередині елементарних (нижчих) структурних ланцюжків (груп). Зазначений поділ відбувається за кваліфікаційними характеристиками працівників: складність робіт має бути зіставлена з рівнем знань і навичок чи кваліфікаційною категорією працівника. Коли йдеться про поділ видів робіт, потрібно враховувати індивідуальні особливості працівника, рівень його інформативної грамотності тощо. Чітке дотримання адресності виконання відповідних робіт по горизонталі сприятиме подальшому вдосконаленню професійного рівня працівників.

Поділ праці по вертикалі передбачає визначення обсягу та видів робіт для середньої первісної ланки керівної структури (керівників груп, секторів) та вищої ланки (головного бухгалтера, головного економіста, заступників головного бухгалтера). Оскільки рух облікової інформації по вертикалі здійснюється переважно знизу вгору з тенденцією до узагальнення, рівень керівництва визначає рівень узагальнення. Так, керівники груп можуть фіксувати інформацію в меморіальних ордерах на основі даних первинного обліку, попередньо перевірених, прийнятих і оброблених технічними виконавцями — рахівниками, розрахунковцями, обліковцями та ін. Керівники секторів чи заступники головного бухгалтера готують звітність до соціальних фондів, органів казначейства, податкових органів, вищих структур за відповідними топологічними напрямками. Головний бухгалтер, здійснюючи загальне керівництво, як правило, відповідає за ведення книги «Журнал-Головна» та готує окремі звітні форми.

Згадаймо, що бухгалтерський облік як у часі, так і у просторі має всі характерні особливості процесу, а тому спеціалізація праці потребує її подальшого кооперування. Кооперування полягає у встановленні взаємозв’язків між окремими виконавцями та їх групами, що зайняті виконанням окремих, але пов’язаних між собою процесів. Зауважимо, що чим глибший рівень спеціалізації застосовується в тій чи іншій організаційній структурі, тим ширша сфера кооперування, оскільки більша кількість безпосередніх виконавців потребують логічного взаємопогодження чи об’єднання.

Щодо бухгалтерської праці завдання кооперування полягає в поєднанні трудових зусиль працівників, які виконують облікові функції. При цьому відповідно до виокремлення двох категорій виконавців, зайнятих у обліковому процесі, — працівників облікової служби та працівників інших структурних підрозділів, які виконують окремі облікові операції, розглядають такі організаційні рівні кооперування праці:

• внутрішній, що полягає у встановленні зв’язків між працівниками бухгалтерської служби та її ланками;
• зовнішній, що передбачає кооперування праці працівників інших структурних підрозділів та апарату бухгалтерії.

З приводу форм кооперування облікової праці зауважимо, що оскільки спеціалазація, чи поділ праці, є первинною серед форм організації праці облікових працівників, може йтися лише про складну кооперацію.

Кооперування праці дає змогу підтримувати в роботі узгодження між індивідуальними і колективними виконавцями облікових функцій, забезпечувати безперервність процесу бухгалтерського обліку, якісність і своєчасність надання відповідної інформаційної бази для прийняття управлінських рішень, а також скорочувати трудові витрати, що, у свою чергу, забезпечує оптимальне використання облікових кадрів.

Для визначення обсягів облікових робіт згідно з чисельністю працюючих в цілому і за секторами, групами використовують систему норм і розрахункових показників. Зазначена система норм базується на трьох методах аналізу трудового процесу і затрат робочого часу.

• Експертний метод оцінювання трудомісткості робіт — експертизу проводить спеціальна комісія у складі висококваліфікованих спеціалістів з бухгалтерського обліку, планування і фінансів.
• Дослідно-статистичний метод — дослідження полягає в порівнянні трудомісткості аналогічних робіт на основі статистичних даних з індивідуальних планів (завдань працівників бухгалтерської служби).
• Розрахунково-аналітичний метод — аналізуються дані щодо використання робочого часу, здобутих безпосереднім вимірюванням чи моментними спостереженнями (фотографія, фотохронометраж, хронометраж).

Розрахункові показники мають забезпечити відшукання оптимальних конкретних значень трудомісткості, чисельності тощо. Чинну систему норм, яку було розроблено в 1970-х роках, можна поділити на три групи:

• норми та показники, використовувані для впровадження поділу праці;
• норми та показники, використовувані для кооперування праці;
• норми та показники визначення чисельності облікового складу персоналу.

Норми поділу праці.

1. Норма обслуговування — кількість одиниць, об’єктів, що їх обслуговує один працівник (група працівників):

Ноб = 9450 / Нч.о, (3.1)

де 9450 — місячний фонд робочого часу одного облікового працівника, хв;

Нч.о — норма часу на один об’єкт обслуговування,

Нч.о = Чс.о (aЧп.з.в /100), (3.2)

де Чс.о — сумарний оперативний час на обслуговування одного об’єкта;

Чп.з.в — час на підготовчо-заключні роботи, організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок, особисті потреби, що визначається як частка (у відсотках) оперативного часу (у типових нормах на зазначені види робіт на особистий час відводиться до 9 % оперативного часу, з них 4,2 % — на відпочинок).

2. Норма чисельності працівників за підрозділами (визначає оптимальний склад груп бухгалтерського апарату):

Нчис = Дп • Нч.д / 9450, (3.3)

де Дп — середньомісячна кількість первинних документів;

Нч.д — норма часу на один первинний документ;

9450 — місячний фонд робочого часу одного облікового працівника, хв.

Зазначений норматив використовується для груп обліку матеріалів, обліку медикаментів і продуктів харчування, необоротних активів тощо.

Для групи обліку розрахунків із заробітної плати і обліку робочого часу рекомендовано використовувати такий показник:

(3.4)

де Чв, Чп — чисельність працівників відповідно з відрядною і погодинною системою оплати праці;

Но.в, Но.п — норма обслуговування працівників відповідно з відрядною і погодинною системою оплати праці.

Зауважимо, що норми часу на обробку одного документа та норми обслуговування працівників мають визначатись з огляду на ступінь автоматизації робіт чи обсяг робіт, що передаються на машинну обробку.

Норма часу на обробку одного документа, %:

(3.5)

де Ч1, Ч2 — трудомісткість робіт, що їх виконує бухгалтерія за місяць відповідно вручну і за допомогою ПК.

Норми кооперації праці.

1. Норма співвідношення — кількість працівників певної кваліфікації, яка припадає на одного працівника іншої кваліфікації. Як правило, на одного бухгалтера-економіста з вищою освітою (магістр) має припадати не менш як 4—6 бухгалтерів із середньою спеціальною освітою (бакалавр).

2. Норма керованості — оптимальна кількість працівників з погляду керування ними. Норма керованості встановлюється відповідно для головного бухгалтера, завідуючого сектором, керівника групи. Нормою керованості для головного бухгалтера є кількість завідувачів секторів чи керівників груп за відсутності такої ланки як сектор, для завідувачів секторів — кількість керівників групи тощо. Кількість підпорядкованих, що визначається як оптимальна, становить від 6 до 10 осіб.

Норми та показники визначення чисельності бухгалтерії.

1. Загальна штатна чисельність працівників бухгалтерії (оптимальна кількість працівників бухгалтерської служби):

(3.6)

де Тз — загальна трудомісткість робіт, виконуваних бухгалтерією;

Фк — корисний фонд робочого часу одного працівника на рік (1910 год);

Кн — коефіцієнт, що враховує заплановані невиходи працівників (відпустка, хвороба),

. (3.7)

Загальна трудомісткість:

(3.8)

де Зч — затрати часу на відповідний напрямок обліку, охоплений нормативами;

і — кількість видів виконаних робіт, і = 1, …, n;

Кт — коефіцієнт, який враховує трудомісткість робіт, що мають разовий характер і не охоплені нормативами.

Затрати часу на відповідний напрямок обліку обчислюють за формулою:

(3.9)

де Нч — норма часу, Vі— обсяг роботи і-го виду, що виконується впродовж року.

Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з бухгалтерського обліку і фінансової діяльності щодо бюджетних установ в розрізі напрямків обліку наведено в дод. 5.