Главная Бухгалтерский учет, аудит Книги Бухгалтерський облік - Сопко В.В.

Бухгалтерський облік - Сопко В.В.

А.8.6. Обробка бухгалтерських документів та їх підготовка до записування в системі рахунків

Первинна обробка документів

Більшість документів, на підставі яких здійснюють бухгалтерський облік, формуються за межами бухгалтерії (у цехах, бригадах, на фермах тощо).

Отже, перша операція з документами — це прийняття їх від сторонніх (щодо бухгалтерії) структурних підрозділів і підприємств.

Численні бухгалтерські документи формуються за межами підприємства (платіжні вимоги, банківські виписки розрахункових рахунків, виконавчі листи тощо), причому вони також, передусім, мають бути прийняті.

Чимало документів складають самі працівники бухгалтерії.

Прийняті зі сторони і складені в бухгалтерії документи обробляють. Мета обробки — підготувати документи до подальших бухгалтерських робіт: записів на рахунках, систематизації, групування і т. ін. Бухгалтерська обробка документів полягає у виконанні перевірки, розцінювання, групування і контирування.

До бухгалтерії документи здають разом з реєстром, який складають у двох примірниках. На одному працівники бухгалтерії ставлять підпис, що підтверджує отримання документів, і повертають його здавальнику, для якого цей примірник є розпискою в тому, що документи повернуто до бухгалтерії.

Перевірити документ — означає з’ясувати його по суті, юридично та арифметично.

Перевірка документа по суті полягає в з’ясуванні достовірності здійснених операцій та відповідності їх сум, зафіксованих у ньому. Ця операція має засвідчити, що документ не фіктивний.

При юридичній перевірці встановлюють повноту і правильність заповнення реквізитів, справжність підписів службових осіб, які несуть відповідальність за операцію та оформлення документа.

Арифметична перевірка полягає в перевірці всіх арифметичних дій, які зроблені в документі перед поданням його до бухгалтерії. З цією метою документ таксують, перевіряють підсумки, обчислюють знижки чи надбавки, роблять усі розрахунки.

Перевірені, прийняті та протаксовані бухгалтерією документи групують. Сутність цієї операції полягає в об’єднанні їх у групи за такими ознаками: однорідність за змістом та іншими характеристиками бухгалтерських записів (матеріально відповідальна особа, пос­тачальник, покупець, вид витрат тощо). Потреба в групуванні документів зумовлена тим, що протягом певного часу — декади, тижня, місяця, а іноді й дня — до бухгалтерії надходить чимало документів, однорідних за певними ознаками. Щоб зменшити технічну роботу бухгалтерів при відображенні господарських операцій у системі рахунків, оформлених цими документами, їх групують.

При ручній обробці згруповані документи заносять у нагромаджувальні або групувальні відомості. Їх форма може бути різною, залежно від змісту документів, що реєструються в них.

Особливе значення має групування документів при їх опрацюванні на ЕОМ.

Головна ознака групування документів у бухгалтерії — бухгалтерське проведення.

Основна мета групування — майбутнє нагромадження даних, які є в документах. Групуючи документи, їх готують таким чином для бухгалтерських записів.

Первинна обробка документів завершується визначенням рахунків, які взаємопов’язані змістом господарського факту, явища або процесу, зафіксованого в документі. Такий зв’язок називається кореспонденцією рахунків. Рахунки, пов’язані між собою певною господарською операцією, називаються кореспондуючими.