Главная Бухгалтерский учет, аудит Книги Бухгалтерський облік у бюджетних установах - Джога Р.Т.

Бухгалтерський облік у бюджетних установах - Джога Р.Т.

6.4. Облік запасів на складах та його зв’язок з обліком у бухгалтерії

Попредметний облік запасів здійснюється на складі (у коморі) установи. Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб. Матеріальна відповідальність робітників та службовців настає згідно з чинним трудовим законодавством. З мате- ріально відповідальними особами укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність на основі однойменного типового договору. У бюджетних установах письмові договори про повну матеріальну відповідальність мають укладатися з завідувачами господарства, працівниками, що виконують роботи з приймання (видачі) матеріальних цінностей.

Адміністрація установи зобов’язана створити такому працівникові умови, необхідні для нормальної роботи та забезпечення збереження матеріальних цінностей; ознайомити працівника з чинним законодавством про матеріальну відповідальність робітників та службовців за збитки, завдані установі, а також чинними інструкціями, нормативами та правилами зберігання, приймання, оброблення, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва переданих йому матеріальних цінностей; проводити у встановленому порядку інвентаризацію матеріальних цінностей.

Запаси мають зберігатися у спеціально пристосованих приміщеннях (складах, коморах), оснащених ваговимірювальним приладдям, що забезпечує точність підрахунку кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Якщо в установі є кілька сховищ (у відділеннях, філіалах), то за кожним із них закріплюється певна група матеріальних цінностей. Сховищу присвоюють номер (шифр), який проставляється на всіх прибуткових та видаткових документах. Для забезпечення їх швидкого приймання та видачі, а також для проведення інвентаризації запаси розміщуються на стелажах, у комірках, піддонах з обов’язковим зазначенням матеріальних ярликів. В ярликах відображають найменування запасу, його марку, сорт, розмір, номенклатурний номер, одиницю виміру, ціну, норму запасу.

Надходження матеріалів оформлюється розпискою матеріально відповідальної особи на документах постачальника чи акті (рахунки, накладні, товарно-транспортній накладних) тощо. У разі централізованої доставки матеріальних цінностей приймання їх підтверджується не тільки розпискою матеріально відповідальної особи в супровідному документі постачальника, а й штампом (печаткою) бюджетної установи.

Оформлення відпуску матеріалів зі складів установи здійснюється на основі документів, затверджених керівником установи. Видаткові документи, що описані раніше, за складом та призначенням можна об’єднати у дві групи — разові та накопичувальні.

Такий облік називається складським чи кількісно-сортовим. Він може здійснюватись двома методами:

• кількісно-сумовим;
• оперативно-бухгалтерським.

Сутність кількісно-сумового методу полягає в паралельному веденні реєстрів кількісно-сумової й кількісно-сортової форм у двох структурних підрозділах — у бухгалтерії та на складі. На складі кількісно-сортовий облік ведуть матеріально відповідальні особи у Книзі складського обліку запасів ф. № З-9, яка до початку записів має бути оформлена відповідним чином, а саме: сторінки пронумеровано, їх кількість завірено підписами керівника установи, головного бухгалтера та скріплено печаткою за найменуваннями ґатунків та кількістю запасів (табл. 6.4). Кожен запис здійснюється на підставі прибутково-видаткових документів, після чого виводяться залишки відповідного виду запасів.

На підставі зазначених записів матеріально відповідальна особа здійснює аналіз запасів матеріальних цінностей і в разі відхилення фактичного залишку матеріальних цінностей від установлених норм, а також виявлення нерухомості окремих запасів повідомляє про ці факти службу постачання.

Прибутково-видаткові документи комплектує в міру їх надходження комірник і відповідно до графіка документообігу передає разом з оформленим реєстром приймання-здачі документів (ф. № М-13) до бухгалтерії. У бухгалтерії на підставі первинних документів ведуться книга кількісно-сумового обліку (ф. № З-6) чи картка кількісно-сумового обліку (ф. № З-7) (табл. 6.5), книга обліку тварин (ф. № З-8) (рис. 6.1). У зазначених реєстрах інформація фіксується за аналітичними рахунками, що відкриваються за кожним найменуванням (ґатунком) запасів як у цілому по установі, так і з виокремленням кожної обслуговуваної установи (для централізованих бухгалтерій). За даними зазначених реєстрів щомісячно складається оборотна відомість (ф. № З-11), в якій інформація щодо запасів формується за кількістю та вартістю щодо кожної групи аналітичних рахунків, які в сукупності утворюють дані за відповідним синтетичним рахунком. Виведені за кожним субрахунком сумові підсумки мають відповідати показникам синтетичного обліку.

Таблиця 6.4

Типова форма № З-9

КНИГА СКЛАДСЬКОГО ОБЛІКУ ЗАПАСІВ Матеріально відповідальна особа — Лісова М. Л.

Найменування матеріалу фарба біла

Таблиця 6.5

Типова форма № З-7

КАРТКА КІЛЬКІСНО-СУМОВОГО ОБЛІКУ

Рахунок 253/31 Бензин А-95

Рис. 6.1. Схема кількісно-сумового методу обліку запасів

Під час перевірки бухгалтерією порядку ведення та даних книги складського обліку щомісячно проводиться звіряння даних складського й бухгалтерського обліку, про що робиться відповідний запис у зазначеному реєстрі.

В окремих установах, де номенклатура матеріалів невелика, застосовується спрощений варіант цього методу обліку. Відповідно до нього матеріально відповідальні особи щомісячно здають матеріальний звіт разом з первинною документацією, який приймається, перевіряється, таксується, після чого стає реєстром аналітичного обліку (рис. 6.2).

Рис. 6.2. Схема обліку запасів за звітами матеріально відповідальних осіб

У наукових установах НАНУ, вищих навчальних закладах, які мають значну номенклатуру запасів, а також у централізованих бухгалтеріях застосовується інший метод обліку товарно-матеріальних цінностей — оперативно-бухгалтерський. Згідно з зазначеним методом бухгалтерія відкриває картки чи книги складського обліку (ф. № З-9, № М-12) та відповідно до встановленого порядку передає їх під розписку в журналі реєстрації чи реєстрі видачі карток завідувачеві складу (комірникові).

У зазначених реєстрах на складі здійснюється кількісно-сортовий метод обліку на підставі первинних документів. З метою забезпечення систематичного контролю за правильністю ведення складського обліку, який за зазначеним методом виступає безпосередньою складовою бухгалтерського обліку, бухгалтерія установи систематично (раз на тиждень, декаду) проводить перевірку своєчасності, правильності й повноти оформлення операцій з руху запасів на складі та присутності матеріально відповідальних осіб, а також здійснює вибіркову перевірку фактичних залишків, як правило, дорогих чи дефіцитних видів запасів. Правильність записів у картках чи книгах підтверджується підписом у них працівника бухгалтерії, що здійснював перевірку. Зазначені реєстри обліку зберігаються на складі в картотеці.

У бухгалтерії установи облік запасів ведеться тільки у грошовому виразі за субрахунками, групами запасів і матеріально відповідальними особами в оборотній відомості тільки в підсумованому вигляді (рис. 6.3).

Рис. 6.3. Схема оперативно-бухгалтерського методу обліку запасів

Взаємозв’язок між кількісно-сортовим обліком на складі та синтетичним обліком у бухгалтерії забезпечується за допомогою відомості обліку залишків запасів на складі (ф. № М-14). Вона відкривається в бухгалтерії на весь рік за кожним складом (коморою) та за групами, підгрупами й номенклатурними номерами з зазначенням одиниць виміру, облікових цін і залишків у натуральному і грошовому виразі на кожне перше число місяця. Упродовж місяця відомість перебуває в бухгалтерії, використовується для довідкових цілей. У кінці місяця вона передається для занесення даних про залишки на кінець місяця з карток чи книг на склад. Правильність перенесення даних підтверджує підписом особа, яка перевіряє, — працівник бухгалтерії.

У кінці місяця після зазначених проведених процедур відомість передається до бухгалтерії для таксування за кожним номенклатурним номером і підрахування підсумків за субрахунками, групами, матеріально відповідальними особами. Здобуті результати звіряються з даними оборотної відомості, яка ведеться у грошовому виразі. Установлена під час звіряння тотожність під- тверджує правильність ведення складського обліку та його точність. Виявлені під час звіряння розбіжності усуваються.

Оперативно-сальдовий метод є найбільш прогресивним, оскільки забезпечує скорочення трудомісткості облікових робіт бухгалтерії, дає змогу здійснювати постійний контроль за збереженням і наявністю запасів на складі, спрощує звіряння даних аналітичного й синтетичного обліку.

В умовах використання ПК, коли використовується метод машинної картотеки, забезпечується повна тотожність інформаційних даних складського й бухгалтерського обліку, а отже, проблема трудомісткості попредметного обліку запасів втрачає свою актуальність.