Главная Бух. учет, аудит Звітність бюджетних установ - Ткаченко І.Т.

Звітність бюджетних установ - Ткаченко І.Т.

РОЗДІЛ ІХ. Терміни зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності в бюджетних установах

Документи бухгалтерського обліку та звітності, які відображають діяльність бюджетної установи, поділяються на: необхідні для використання в практичній діяльності у межах до 3 років; ті, які підлягають після цього терміну знищенню без дозволу архівних органів; ті, які мають історичну цінність та зберігаються постійно у відповідних архівах.

Обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який йде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 2002 році, починається з 1 січня 2003 року.

Терміни зберігання науково-технічної документації обчислюються з 1 січня року, який йде за роком завершення розробки теми, проекту.

Для документів, яким встановлено термін зберігання 75 років — «В», обчислення цього терміну слід проводити з урахуванням віку людини (позначеного літерою «В») на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років — «В», де «В» — вік особи на момент завершення справи.

Відмітка «доки не мине потреба» означає, що документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначається самими установами.

Наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.09.98 за № 576/3016, затверджено Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ із зазначенням термінів зберігання документів. Цей перелік є основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду України (НАФ) або для знищення документів і має на меті схоронність, організацію і забезпечення якісного поповнення складу НАФ.

Перелік повинен використовуватися при підготовці інших посібників з експертизи цінності документів та формування НАФ. Він включає документи, що створюються під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими установами в процесі своєї діяльності, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ.

Cклад документів і терміни їх зберігання визначено в Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів з урахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей народного господарства і соціально-культурної сфери, положень ряду примірних і типових номенклатур справ, затверджених Головархівом та іншими центральними органами виконавчої влади України, а також Примірних переліків документів, які підлягають передачі на державне зберігання від районних, міських, сільських установ та організацій повидового вибіркового прийому (1987 р.), Переліків видів статзвітності, яка підлягає прийому на зберігання в обласні держархіви та держархіви областей, міст Києва та Севастополя, держрай-міськархіви (1989 р.). Для полегшення роботи з визначення термінів зберігання документів у Перелік включено також деякі види документів нетипового характеру.

Перелік призначено для застосування всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами незалежно від форм власності. Він використовується при формуванні справ, підготовці різних видів номенклатур справ, розробці схем класифікації документів і галузевих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також у практиці роботи експертно-перевірних комісій (ЕПК) державних архівних установ та експертних комісій (ЕК) організацій.

Перелік побудований за функціональним принципом і містить розділи, які відображають основні напрями діяльності фондоутво-рювачів, що властиві їм незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності. Розділи мають підрозділи з більш вузьким колом питань.

Документи у розділах і підрозділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності. Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа № 1), а кожному виду документа — узагальнене найменування (графа № 2). При об’єднанні в одній cтатті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий термін зберігання, використовується термін «документи», а в дужках розкривається найменування всіх видів документів, включених у статтю.

Терміни зберігання документів у Переліку диференційовано за двома групами організацій.

До першої групи належать установи, в результаті діяльності яких створюються документи, що мають наукову історико-культурну цінність і підлягають включенню до складу НАФ. Терміни зберігання документів для таких установ подаються у графі № 3 Переліку. Отже, перша група включає установи — джерела формування НАФ повного та вибіркового прийому (список № 1).

Друга група містить перелік установ допоміжного й обслуговуючого характеру, безпосередньо від яких документи до складу НАФ не надходять (список № 2). Терміни зберігання документів цих установ подаються в графі № 4 Переліку.

При визначенні термінів зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і поаркушно переглянути справи. Відбір справ для включення до складу НАФ або знищення тільки за заголовками в описах або на обкладинках справ не допускаються. Документи повинні відбиратися до складу НАФ переважно у вигляді оригіналів (лише за їх відсутності приймаються копії відповідних документів, які мають юридичну силу).

Організаційно-розпорядчу документацію (статути, положення, правила, інструкції, накази тощо) рекомендується відбирати до складу НАФ, як правило, у фонді органу, що їх затверджує.

Відбір планової документації повинен здійснюватися у складі фонду установи — автора документа.

Статистична документація установ, яка за встановленим Держкомстатом України порядком і строками подається незалеж-но від відомчої належності до органів державної статистики, до складу НАФ надходить від органів державної статистики, а відомча одноразова статзвітність організацій у разі надходження до однієї державної архівної установи відбирається до складу НАФ у фондах їх вищих органів.

З метою забезпечення схоронності найбільш цінних документів та їх широкого використання допускається певна дублетність документів при їх надходженні на зберігання в різні державні архівні установи. Так, підлягають включенню до складу НАФ розмножені примірники указів, розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, що стосуються діяльності конкретних організацій. З метою оптимізації складу НАФ надходження до державних архівних установ дублетних документів максимально обмежується. Щодо інших видів (різновидів) документів державним архівним установам надається право самостійно розв’язувати питання ліквідації їх дублетності.

При експертизі цінності науково-технічної документації (НТД) слід враховувати, що місцем зберігання оригінальної НТД є організації — розробники (автори), а також організації — замовники вказаної документації. Повний комплект НТД з проектування об’єкта капітального будівництва (за винятком проектів з будівництва залізниць і шосейних доріг магістрального значення), як правило, зосереджується у генпроектувальника, повний комплект НТД проектів залізниць і шосейних доріг — у відповідних управліннях шляхів сполучення. Оригінальна НТД окремих частин проекту, виконана на договірних засадах субпідрядними організаціями, передається генпроектувальнику за погодженням з ним для укомплектування проектів з подальшою передачею до державних архівних установ.

Патентна документація включається до складу НАФ, як правило, у вигляді оригіналів.

Постійні терміни зберігання НТД у Переліку означають, що для включення до складу НАФ відбираються документи з проектів, проблем, включених до переліків проектів; проблем, науково-технічна документація з яких має науково-історичну цінність. Науково-технічна документація в машиночитаній формі, що має науково-історичну цінність, включається до складу НАФ у випад-ках, коли її інформація не повторюється на традиційних носіях. НТД, що не ввійшла до переліків проектів, проблем, зберігається відповідно до термінів, визначених цим Переліком, або доки не мине практична потреба.

Документація, що не ввійшла до відповідних розділів цього Переліку, але має термін зберігання «постійно» або позначку «ЕПК» за будь-яким відомчим переліком, залежно від результатів експертизи цінності включається до складу НАФ або знищується після її практичного використання.

Терміни зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Збільшення в організаціях термінів зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба зумовлена специфічними особливостями роботи конкретної установи.

Примітки, що застосовуються в Переліку , коментують та уточнюють терміни зберігання документів.

Примітка «На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях» уточнює місце зберігання документів, що мають, як правило, довідковий характер.

В інших примітках зазначаються ознаки виділення певних різновидів документів або конкретних документів, терміни зберігання яких відрізняються від зазначених у 3-й та 4-й графах Переліку. Так, примітка до ст. 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425 « За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міні-стерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ — зберігаються до ухвалення остаточного рішення» конкретизує терміни зберігання бухгалтерської документації.

Примітки «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробництва», «Після введення об’єкта в експлуатацію» тощо вказують, що обчислення терміну за графами № 3 і 4 Переліку здійснюється із зазначеного моменту.

Для зручності користування Переліком до нього складено покажчик, в якому в алфавітному порядку перелічено види докумен-тів та подано їх зміст з посиланнями на номери відповідних статей Переліку.

Позначка «ЕПК», яку встановлено в Переліку для деяких конкретних видів документів, означає, що частина таких документів може мати наукове та історико-культурне значення і після проведення експертизи їх цінності повинна включатися до складу НАФ.

Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» та Положенням про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20.10.95 № 853, організації створюють ЕК для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на затвердження ЕПК відповідних державних архівних установ. У своїй діяльності ЕК керуються Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими нормативно-правовими актами. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК керуються правилами, інструкціями і рекомендаціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (Головархіву).

До складу ЕК, який затверджується керівником організації, включаються керівники діловодної служби та архівного підрозділу організації, досвідчені працівники її структурних підрозділів і фахівці відповідної державної архівної установи. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника організації, а секретарем — керівник архівного підрозділу. Основними завданнями ЕК відповідно до Типового положення про неї, затвердженого наказом Головархіву від 13.03.96 № 91 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 10.04.96 за № 173/1198, є розгляд питань та прийняття рішень про схвалення та подання на погодження в установленому порядку описів документів, віднесених попередньою експертизою цінності до НАФ, актів про вилучення документів, не віднесених попередньою експертизою цінності до НАФ, переліків проектів, проблем (тем) науково-технічної документації, віднесеної до НАФ.

Відповідно до Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Головархіву від 16.10.95 № 47 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 01.11.95 за № 393/929, документи, терміни зберігання яких визначено Переліком «постійно», підлягають включенню до складу НАФ і передаються у відповідні архівні установи в такі строки:

• документи Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду, Верховного Суду, Вищого арбітражного суду, Генеральної прокуратури України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій — через 15 років;
• документи Верховної Ради і Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій та підпорядкованих їм організацій — через 10 років;
• документи районних державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм організацій — через 5 років;
• записи актів громадянського стану, документи з особового складу, записи нотаріальних дій і судові справи — через 75 років;
• науково-технічна документація — через 25 років.

Терміни тимчасового зберігання документів в архівних підрозділах організацій можуть бути змінені з дозволу тієї архівної установи, до якої ці документи надходять на постійне зберігання.

Документи, відібрані експертизою їх цінності для включення до складу НАФ, описуються відповідно до чинних правил.

Державні архівні установи перевіряють правильність відбору документів до складу НАФ та в разі потреби мають право вимагати включення до опису справ постійного зберігання документів, відібраних на тимчасове зберігання або знищення.

Після затвердження описів документів НАФ організації-фондоутворювачу дозволяється знищення документів з тимчасовими термінами зберігання за період, що відповідає затвердженим описам. Знищення документів тимчасового зберігання проводиться за актами, які погоджуються ЕПК відповідних архівних установ. Організації, в яких не створюються документи НАФ, знищують їх, якщо практична потреба в них відпала і терміни їх зберігання за цим Переліком вичерпані, але за погодженням з державними архівними установами.

Відібрані до знищення та включені до відповідних актів доку-менти передаються організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини. Здавання документів оформляється приймально-здавальними накладними.

Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення встановлених цим Переліком термінів зберігання документів є незаконними і тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійснюють Головархів України та уповноважені ним державні архівні установи.

Із введенням у дію цього Переліку «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», затверджений Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 15.08.88, на території України втратив чинність.

У відомчих (галузевих) переліках документів діють ті статті, які не суперечать Переліку типових документів.