Главная Бухгалтерский учет, аудит Книги Бухгалтерський облік у галузях економіки - Захожай В.Б.

Бухгалтерський облік у галузях економіки - Захожай В.Б.

7.2. Автоматизація обліку необоротних активів

Методичні принципи формування в бухгалтерському обліку інформації про основні засоби визначені Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 7 "Основні засоби" (наказ Мінфіну України від 27.04.2000 № 92). Правила ведення податкового обліку основних фондів регламентуються законом України "Про оподаткування прибутку підприємств" від 22.05.97 № 283/97-ВР зі змінами і доповненнями.

До складу необоротних активів належать основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи, довгострокові фінансові інвестиції, капітальні інвестиції, довгострокова дебіторська заборгованість, відстрочені податкові активи, негативний гудвіл.

В умовах функціонування автоматизованої інформаційної системи обліку на АРМ бухгалтера з обліку НА вирішуються такі завдання:

• облік наявності та руху 03, НМА по місцях зберігання або експлуатації;

• облік надлишків і недостач 03 та НМА;

• облік амортизаційних відрахувань;

• облік переоцінки 03;

• облік НМА;

• облік капітальних інвестицій;

• облік інших НА.

Автоматизоване вирішення завдань з обліку необоротних активів на АРМБ ґрунтується на створенні і веденні інформаційної бази про наявність основних засобів, яка сформована на підставі інвентарної картотеки.

Призначення АРМБ з обліку необоротних активів полягає у виконанні таких системних обліково-контрольних операцій:

• автоматизації документування первинної інформації; оперативного управління, контролю за наявністю і рухом основних засобів, нематеріальних активів, інших необоротних матеріальних активів та інших необоротних активів;

• нарахування амортизації та видачі необхідної інформації на принтер чи екран дисплея на запит користувача.

Для обробки інформації з обліку необоротних активів доцільно створювати дво- або трирівневу систему АРМБ.

Технологічний процес обробки інформації складається з етапів:

• створення нормативно-довідкової інформації на момент упровадження;

• підготовки первинної інформації;

• створення інвентарної картотеки на момент упровадження;

• розрахунок амортизації;

• проведення розрахунків на АРМБ і занесення інформації в інформаційну базу;

• формування інформації для подальшого використання та перезапис її в суміжні АРМБ;

• проведення контролю й аналізу результатної інформації;

• прийняття управлінських рішень за наявною інформацією. Управління роботою АРМБ з обліку необоротних активів і

вибір функції здійснюються автономно в діалоговому режимі через головний модуль з використанням трьох рівнів управління системою.

Інформаційний взаємозв'язок АРМ бухгалтера залежить від організації обліку основних засобів, територіального розташування АРМБ, потужності технічних засобів та інформаційних потоків.

Початком роботи є формування, коригування нормативно-довідкової інформації, яка складається з таких елементів:

• Довідник фірм;

• Довідник "Підрозділи";

• Довідник "Працівники" з визначенням матеріально відповідальних осіб (МВО);

• Довідник господарських операцій;

• Довідник "Проводки господарських операцій";

• Довідник "План рахунків бухгалтерського обліку";

• Довідник "Майно" (03, НМА, МШП (необоротні активи));

• Довідник "Напрямки діяльності".

Після формування нормативно-довідкової інформації формується інвентарна картотека основних засобів, нематеріальних активів та інших необоротних активів шляхом введення початкових залишків за допомогою документів "Акт прийому-передачі/дооцінки 03, НМА, ІНМА" та "Акт введення в експлуатацію 03, НМА, ІНМА" або документа "Акт введення залишків майна".

Програмне забезпечення введення й обробки первинного обліку включає набір формалізованих процедур, що забезпечують:

• введення даних у відповідності зі структурою первинного документа;

• контроль реквізитів, що вводяться, на основі прийнятих методів;

• контроль машинного документа;

• коригування даних первинного обліку;

• алгоритмічну обробку показників первинного обліку;

• організацію хронологічної бази даних;

• висновок на екран, друк даних первинного обліку, введених в обробку.

На АРМБ з обліку необоротних активів інформаційне забезпечення створюється у вигляді локальної бази.

Після введення нормативно-довідкової, первинної інформації проводиться розрахунок і відображення вихідної інформації.

Для аналітичного обліку необоротних активів автоматизованим шляхом ведеться інвентарна картотека. Для ведення інвентарної картотеки використовується довідник "Майно" (або "03, НМА, ІНМА"), в якому відображаються всі необхідні дані для управління й обліку даних. Бухгалтер на підставі картки має можливість проаналізувати стан основних засобів, термін служби, суми нарахованого зносу, терміни і суми переоцінки основних засобів, правильність застосування відсотків амортизаційних відрахувань і методів нарахування амортизації, а також правильність нарахування і віднесення на рахунки виробничої діяльності амортизаційних відрахувань.

Для переоцінки, тобто зміни балансової вартості або накопиченого зносу основних засобів і нематеріальних активів використовується документ "Індексація" з Журналу документів "Майно" (або "03, НМА, ІНМА"). Для здійснення переоцінки вводяться коефіцієнти переоцінки за кожним інвентарним номером, після чого здійснюється прорахунок, але потрібно мати на увазі, що при необхідності зміни залишкової вартості потрібно змінювати або балансову вартість, або знос. У результаті використання даного документа здійснюється переоцінка балансової вартості 03, НМА та їх зносу. Документ має дві друковані форми: "Індексація балансової вартості" та "Індексація зносу". Дані про переоцінку формуються в інвентарній картотеці. Важливе місце займає перевірка правильності і повноти проведеної переоцінки основних засобів. З цією метою бухгалтер здійснює перегляд усієї картотеки і перевіряє правильність застосування встановлених коефіцієнтів переоцінки, а також формування нової вартості основних засобів і нарахованого зносу. До того ж отримує можливість одержати необхідні відомості за такими параметрами: за датою введення основних засобів, інвентарним номером, інвентарною карткою, видом основних засобів, групою основних засобів, датою переоцінки, вартістю основних засобів, балансовим рахунком, за сумою зносу основних засобів.

На підставі первинних даних і нормативно-довідкової інформації, введених в інформаційну систему, здійснюється відображення інформації про наявність і рух за підрозділами, матеріально відповідальних особами, за напрямами, видами діяльності і по підприємству в цілому. З цією метою формується "Оборотна відомість за рахунками 03, НМА, ІНМА", "Оборотна відомість руху

03, НМА, ІНМА", "Залишки 03, НМА, ІНМА", "Відомість амортизаційних нарахувань", "Картка 03, НМА, ІНМА", "Обчислення амортизаційних нарахувань", "Вибуття 03, НМА, ІНМА", "Інвентаризаційна відомість 03, НМА, ІНМА". Для проведення аудиту ці відомості можна одержати в запитному режимі по зазначених групуваннях.

Для здійснення нарахування і розподілу амортизаційних відрахувань за рахунками бухгалтерського обліку формують "Відомість амортизаційних нарахувань" та "Обчислення амортизаційних нарахувань". На підставі "Відомості амортизаційних нарахувань" бухгалтер здійснює за необхідний період аналіз і контроль правильності формування сум нарахованої амортизації. За допомогою відомості "Обчислення амортизаційних відрахувань" бухгалтер здійснює контроль за сумами нарахованого зносу та перерахуванням податку до бюджету.

"Оборотна відомість по рахунках 03, НМА, ІНМА" призначена для зображення кількісного та вартісного вираження руху, тобто залишків на початок та кінець, а також оприбуткування та вибуття інвентарних об'єктів за одним із рахунків НА — "Капітальні інвестиції", "Знос НА" та "03", "НМА", "ІНМА". За

допомогою цієї відомості бухгалтер перевіряє правильність ведення кількісного аналітичного та бухгалтерського синтетичного обліку. Знайдені розбіжності в результатах цієї відомості та бухгалтерської відомості "Оборотно-сальдова відомість за рахунком" свідчать про існування помилок в документальному оформленні господарських операцій.

"Оборотна відомість руху 03, НМА, ІНМА" призначена для виводу кількісного руху інвентарних об'єктів, але не за рахунком, а саме за інвентарними об'єктами в їх балансовій або залишковій вартості.

"Інвентаризаційна відомість 03, НМА, ІНМА" призначена для проведення інвентаризації об'єктів на підприємстві.

Для здійснення контролю за правильністю і повнотою нарахування податку на додану вартість на придбані і реалізовані основні засоби формується на запит бухгалтера довідкова інформація про суми податку на додану вартість у розрізі інвентарних об'єктів.

Відомість "Картка 03, НМА, ІНМА" призначена для виведення повної інформації про кількісний та сумарний рух за вибраним інвентарним об'єктом за певний період в балансовій та залишковій вартостях за рахунками "Капітальні інвестиції" "03", "НМА", "ІНМА" в експлуатації.

На підставі даних відомостей бухгалтер аналізує і виявляє неправильно введені дані, а також несвоєчасність відображення записів у бухгалтерському обліку. З використанням довідника припустимої кореспонденції рахунків здійснюється контроль за правильністю відображення в бухгалтерському обліку проведених господарських операцій. При виявленні неправильно проведених господарських операцій здійснюється формування довідкової інформації за проведеними бухгалтерськими записами з відображенням правильної бухгалтерської проводки.

Комплексний підхід до обліку, контролю, аналізу, аудиту й управління основними засобами дозволяє оперативно одержувати всі необхідні дані за визначений період й істотно підвищує рівень управління фінансово-господарською діяльністю підприємства.

Бухгалтерський облік операцій з основними засобами здійснюється по окремих об'єктах із застосуванням типових форм первинного обліку, затверджених наказом Міністерства статистики України від 29.12.95, а також спеціальних розрахунків бухгалтерії (розрахунок нарахування амортизації). В системі "1С: Бухгалтерія" кожен етап обліку основних засобів супроводжується створенням окремого електронного документа, який є засобом внесення первинної облікової інформації в програму і автоматичного формування бухгалтерського проведення відповідно до господарської операції. Кожен з електронних документів обліку операцій з основними засобами в програмі відповідає певній типовій формі первинного бухгалтерського обліку (табл. 7.2).

Отже, заповнення одного з перерахованих в табл. 7.2 електронних документів програми "1С: Бухгалтерія" дає можливість одночасно здійснювати роздільне ведення бухгалтерського і податкового обліку основних засобів. Але потрібно пам'ятати, що досягнення такого результату неможливе без правильного і повного заповнення довідника програми "Необоротні активи", в якому доцільно організувати багаторівневий і аналітичний облік, що дозволить ефективніше використовувати можливості програми. На першому рівні довідника пропонується створити дві групи:

• основні засоби;

• нематеріальні активи.

Таблиця 7.2

Відповідність електронних документів обліку операцій з основними засобами програми "1С: Бухгалтерія" типовим формам первинного бухгалтерського обліку

Закінчення табл. 7.2

На другому рівні окремі групи доцільно створити відповідно до класифікації основних засобів і нематеріальних активів у бухгалтерському обліку (стандарт 7, п. 5.1, 5.2). Тільки в ці групи можна вносити аналітичні дані об'єктів основних засобів і нематеріальних активів. Якщо на підприємстві експлуатується велика кількість об'єктів основних засобів різних видів і призначення, то можливе створення наступних рівнів довідника залежно від потреб споживача.Внесення аналітичної інформації в довідник здійснюється за допомогою спеціального електронного документа "Основні засоби." Документ містить дві закладки:

• основні;

• додаткові.

В діалогове вікно закладки "основні" вносяться основні реквізити об'єкта, які будуть використовуватись для його ідентифікації та ведення первинного бухгалтерського обліку (повна назва об'єкта, його інвентарний номер, код, первісна вартість тощо).

Діалогове вікно закладки "додаткові" містить опцію "Виробниче (підлягає амортизації в податковому обліку)", включення якої передбачає, що вартість об'єкта буде віднесена на збільшення балансової вартості відповідної групи основних фондів у податковому обліку, яка вибирається на закладці "Податковий облік".

Крім того, у вікні закладки "додаткові" передбачається заповнення необхідних даних для ведення бухгалтерського обліку. Тут вноситься інформація про рахунок затрат, в дебет якого буде відноситись сума нарахованого зносу; вид затрат — для віднесення суми нарахованої амортизації на відповідну статтю калькуляції собівартості продукції; метод нарахування зносу, ліквідаційна вартість об'єкта і строк корисного використання, що будуть використовуватись у процесі здійснення розрахунку амортизації.

Введення в експлуатацію об'єктів виконується в програмі за допомогою документа "Введення в експлуатацію", куди вносяться дані про місце його експлуатації, матеріально відповідальну особу тощо. На підставі такого документа є можливість створити типовий документ 03-1 "Акт приймання-передачі основних засобів".

Для відображення в обліку операцій з ремонту і модернізації основних засобів у програмі створюється документ "Модернізація необоротних активів". Якщо в довіднику в параметрах відповідного аналітичного об'єкта включено опцію "Виробничі", то в документі відкривається група реквізитів "Зміна балансової вартості", куди вносяться (або редагуються) дані про суму затрат на модернізацію об'єкта, яка буде відноситись на валові витрати звітного періоду в податковому обліку (в межах 5 % сукупної авансової вартості відповідної групи основних фондів) і суму таких затрат, яка буде віднесена на збільшення балансової вартості відповідної групи в податковому обліку. Створений документ дозволяє оформити на паперовому носії типовий документ 03-2 "Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів".

Інформація про списання і реалізацію основних засобів вноситься в програму за допомогою документа "Ліквідація необоротних активів". При створенні документа потрібно в першу чергу вказати причину вибуття об'єкта: списання чи реалізація. Якщо включено режим "Списання", то в табличній частині документа для потреб відображення даних в бухгалтерському обліку будуть внесені суми первинної вартості нарахованого зносу. В податковому обліку операція списання буде відображена за першою групою у відповідній сумі, а за другою і третьою групою тільки за кількістю — згідно з вимогами чинного законодавства. При включенні режиму "Реалізація" в табличній частині документа відкриваються для заповнення додаткові колонки:

• "Ціна без ПДВ";

• "Сума без ПДВ";

• "Сума з ПДВ".

На підставі внесених у колонки даних програма після проведення документа сформує відповідні проводки за рахунками бухгалтерського обліку і відобразить здійснену операцію відповідними сумами в складі валових доходів чи валових витрат у податковому обліку. Крім того, створений документ дозволяє оформити і вивести на паперовий носій типовий документ 03-3 "Акт на списання основних засобів", накладну на реалізацію і податкову накладну.

Нарахування амортизації в програмі здійснюється за допомогою електронного документа "Нарахування зносу", який має два варіанти заповнення:

• "Розрахувати амортизацію в податковому обліку";

• "Розрахувати амортизацію в бухгалтерському обліку". При нарахуванні амортизації використовуються реквізити електронного документа "Основні засоби" довідника "Необоротні активи". Вибравши перший варіант, необхідно внести в діалогове вікно документа розмір понижуючого коефіцієнта і період (квартал), за який нараховується амортизація. Для здійснення нарахування амортизації в бухгалтерському обліку необхідно проконтролювати правильність відображення в документі відповідного періоду (звітний місяць). Проведення виконаних розрахунків за рахунками бухгалтерського обліку або у відповідні реєстри податкового обліку здійснюється натискуванням кнопки "Провести". В роздрукованому варіанті створені документи можна отримати як "Відомість нарахування амортизації" — бухгалтерський або податковий облік відповідно.

Уся внесена в програму інформація про рух основних засобів і зміни їх вартості буде відображатись на відповідних рахунках (субрахунках) бухгалтерського обліку основного плану рахунків. Для потреб податкового обліку в основному плані рахунків передбачені спеціальні позабалансові рахунки відповідно до класифікації основних фондів у податковому обліку:

03 1 — Основні засоби, група 1 (податковий облік);

03 2 — Основні засоби, група 2 (податковий облік);

03 3 — Основні засоби, група 3 (податковий облік);

03 4 — Основні засоби, група 4 (податковий облік).

Для отримання аналітичних і підсумкових даних, а також формування фінансової і податкової звітності на підставі внесеної інформації використовують стандартні і регламентовані звіти, сформувати які можна, звернувшись до головного меню "Звіти".