Главная Менеджмент Конспекты лекций Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

9. Формування і розвиток проектної команди

Управління трудовими ресурсами проекту включає процеси, необхідні для забезпечення найбільш ефективного використання осіб, залучених до проекту. До трудових ресурсів належать усі зацікавлені особи проекту - спонсор, споживачі, окремі особи й інші

Більша частина цього матеріалу стосується безпосередньо питань лідерства і управління людьми при роботі в рамках проекту. Менеджер проекту і команда менеджера проекту мають бути ознайомлені з цими питаннями. Вони також повинні знати, як практично застосовувати ці знання в проекті. Наприклад:

• Тимчасова природа проектів означає, що особисті й організаційні зв'язки мають бути як тимчасові, так і нові.

• Сутність і кількість зацікавлених осіб змінюватиметься в міру виконання проекту від фази до фази життєвого циклу. У результаті технологія управління трудовими ресурсами, яка була ефективною в одній фазі, може бути неефективною в іншій.

• Роботи з управління штатом рідко входять у прямі обов'язки команди управління проектами. Проте, команда має бути в курсі адміністративних вимог для забезпечення узгодженої роботи.

9.1. Організаційне планування

Організаційне планування включає визначення, документування, розподіл обов'язків і відповідальностей, організацію звітності у проекті. Обов'язки, відповідальності та звітність можуть бути розподілені між окремими особами чи групами осіб. Окремі особи (групи осіб) можуть бути в штаті організації, що виконує проект, або поза штатом. «Штатні» групи часто зв'язані з певним функціональним відділом - інженерним, маркетингу, бухгалтерією.

У багатьох проектах більша частина організаційного планування здійснюється в самих ранніх фазах проекту. Проте, результати цього процесу повинні перевірятися в проекті регулярно, щоб гарантувати безперервне їх застосування. Якщо первинна організація не виявляє себе як ефективна протягом довгого періоду часу, то має бути швидко розглянуто питання про її існування.

Організаційне планування часто тісно зв'язане з плануванням інформаційного зв'язку, оскільки проектна організаційна структура помітно впливатиме на вимоги до комунікацій у проекті.

Для організаційного планування необхідна вхідна інформація про:

1. Проектні зв'язки, які зазвичай належать до однієї з трьох таких категорій:

• Організаційні зв'язки – це формальна та неформальна звітність між різними організаційними підрозділами. Організаційні зв'язки можуть бути надзвичайно складними або дуже простими. Наприклад, розробка складної телекомунікаційної системи може вимагати координації численних субпідрядників протягом кількох років, у той час як визначення програмної помилки в системі, встановленій на окремій ділянці, може вимагати навіть менше часу, ніж час на повідомлення замовника.

• Технічні зв'язки – це формальна та неформальна звітність між різними технічними частинами. Технічні зв'язки зустрічаються як всередині проектних фаз (наприклад, ділянка проекту, розроблена інженерами-будівельниками, має бути сумісною з надбудовою, розробленою іншими інженерами), так і між проектними фазами (наприклад, випадок, коли команда, що проектує автомобіль, передає результати своєї роботи команді з переоснащення, яка має винайти можливість для виробництва даного автомобіля).

• Міжособистісні зв'язки - це формальна та неформальна звітність між різними людьми, залученими до проекту.

Перелічені зв'язки часто зустрічаються одночасно, як, наприклад, у випадку, коли архітектор, найманий на роботу проектною фірмою, пояснює основні напрями проектування команді менеджерів проекту підрядчика, яка не зв'язана з будівництвом.

2. Вимоги до персоналу. Вимоги до персоналу визначають те, якого роду навички вимагаються від окремих осіб або групи осіб. Вимоги до персоналу є підгрупою загальних вимог до ресурсів, що визначаються при їх плануванні.

3. Обмеження - це чинники, які обмежують вибір команди проекту. Загальні чинники, які можуть обмежувати організацію команди, включають, але не зводяться до таких:

• Організаційна структура виконавчої організації - організація, чия базова структура є сильною матрицею, відводить провіднішу роль для менеджера проекту порівняно з тією, де базова структура є слабкою матрицею.

• Колективні ділові угоди - контрактні угоди з підрозділами чи іншими групами службовців можуть вимагати певних обов'язків або звітності (по суті, група службовців є зацікавленою особою).

• Переваги команди управління проектом - якщо члени проектної команди мали успіх з певними структурами в минулому, вони повинні відстоювати подібні структури в майбутньому.

Для здійснення організаційного планування використовуються наступні методи та засоби:

1. Шаблони. Хоч кожний проект унікальний, більшість проектів деякою мірою матиме схожість з іншими проектами. Використання визначення обов'язків, відповідальності чи звітності схожого проекту може допомогти прискорити процес організаційного планування.

2. Практика управління. Багато які організації мають у своєму арсеналі різноманітну політику, методи, певний порядок дій і процедури, які можуть допомогти команді менеджерів проекту в різних аспектах організаційного планування. Наприклад, організація, що розглядає менеджерів як «тренерів», звичайно, повинна мати документацію, де було б відображено, як має виконуватися роль «тренера».

3. Теорія організаційного планування. Існує багато літератури, в якій описується, як можуть і як повинні бути структуровані організації. Хоч тільки невеликий відсоток авторів роблять акцент на проектні організації, команда менеджерів проекту має бути обізнана з теорією організаційного планування так, щоб якомога краще реагувати на вимоги проекту.

4. Аналіз потреб зацікавлених осіб. Потреби різних зацікавлених осіб мають бути проаналізовані для гарантування того, що їхні потреби будуть задоволені.

Результатами організаційного планування повинні бути:

1. Розподіл обов'язків / відповідальностєй. При роботі у рамках проекту обов'язки (хто що робить) і відповідальність (хто за що відповідає) мають бути розподілені між відповідними зацікавленими особами проекту. Згодом обов'язки та відповідальність можуть змінюватися. Більшість обов'язків і відповідальності розподіляються між зацікавленими особами, які активно залучаються до роботи проекту (наприклад, менеджером проекту, членами команди управління проектом та іншими).

Обов'язки та відповідальність менеджера проекту звичайно є вирішальною в більшості проектів, але вони істотно варіюються залежно від прикладної сфери.

Обов'язки та відповідальність мають бути тісно зв'язані зі змістом проекту.

2. План управління персоналом. План управління персоналом описує: коли і як трудові ресурси вводитимуться в проектну команду і видалятимуться з неї. План управління персоналом може бути формальний і неформальний, детальний і широко окреслений, заснований на потребах проекту. Він є додатковим елементом загального плану проекту.

План управління персоналом часто включає гістограму ресурсів (Рис. 9.1).

Споживання ресурсу за годинами роботи персоналу

3. Організаційний графік - це звітність у проекті в будь-якому графічному зображенні.

Організаційна ієрархічна структура робіт (WВS) є характерним прикладом організаційного графіка, що показує, які організаційні підрозділи за яку конкретну роботу відповідають.

4. Допоміжні деталі для організаційного планування варіюються залежно від прикладної сфери й розміру проекту. Інформація, що часто використовується як допоміжна деталь, включає, але не зводиться до такого:

• Організаційний вплив - які альтернативи усуваються організацією і в якій спосіб.

• Описи роботи - письмові відображення роботи, що містять навички, відповідальність, базові знання, повноваження, фізичне оточення й інші характеристики, включені до виконання даної роботи. Їх ще називають описами позицій.

• Необхідність навчання - якщо найманий персонал не має навичок, необхідних для виконання проекту, то їх необхідно розвити.