Главная Менеджмент Конспекты лекций Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

Система оцінки і контролю в проекті

Словник

BCWS Запланована кошторисна вартість робіт.

BCWP Кошторисна вартість виконаної роботи, приведена вартість або первісна кошторисна вартість фактично виконаної роботи.

ACWP Фактична вартість виконаної роботи.

SV Відхилення в термінах виконання проекту (BCWP — BCWS)

CV Відхилення у вартості виконання проекту (BCWP — ACWP)

ВАС Кошторисна вартість по завершенні проекту. Загальна кошторисна вартість опорного плану витрат проекту.

ЕАС Розрахункова вартість по завершенні. Включає витрати на дійсний момент плюс переглянуті розрахункові витрати частини робіт, що залишилася

FAC Прогнозовані розрахункові витрати по завершенні

VAC Відхилення при завершенні (ВАС — ЕАС чи ВАС — FAC). Показує очікуване фактичне перевищення витрат або економію коштів по завершенні проекту.

Необхідність оцінки та контролю проекту вимагає впровадження єдиної системи виміру ходу роботи над проектом у порівнянні з планом та кошторисом проекту. Система контролю повинна спонукати менеджмент бачити і швидко реагувати на можливі проблеми, коли їх ще можна устигнути виправити. Контроль змушує працівників звітувати, дає можливість простежити хід виконання робіт, концентрує увагу.

Найбільш розповсюдженою системою оцінки і контролю вартості робот проектів є інтегрована система «вартість/графік». Ця система упорядковує процес виміру ходу проектних робіт. Керуючі проектами усього світу використовують цю систему в тій чи іншій формі. Її застосування не обмежується будівельними контрактами. Система застосовується в міжнародних проектах, зв'язаних з виробництвом, фармацевтикою, високими технологіями. Наприклад, такі організації як Levi Strauss, Tektronics і Disney вже давно використовують системи оцінки приведеної вартості для відстеження проектів. Ефективність системи залежить від того того, наскільки добре розроблений план і графік проекту.

Більшість систем контролю лише порівнюють факт із кошторисом і не в змозі виміряти, що дійсно удалося зробити на витрачені кошти. Такі системи не беруть до уваги параметр часув управлінні. На прикладі гіпотетичного проекту ми продемонструємо необхідність використання приведеної вартості. Фірма, що займається високими технологіями, упроваджує проект НИОКР. У первісний план включене завершення проекту за 10 місяців з вартістю приблизно в $200 000 на місяць при загальній вартості в $2 млн. Через п'ять місяців після початку робіт топ-менеджмент вирішує оцінити статус проекту. У наявності наступна інформація:

• фактичні витрати в перші п'ять місяців складають $1,3 млн;
• заплановані кошторисні витрати на п'ять місяців складають $1 млн.

Менеджмент може прийти до висновку, що витрати перевищили планові показники на $300 000. Це може бути правильним, а може і не бути правильним висновком. Можливо, хід робіт випереджає графік, і $300 000 — це зарплата за працю з випередженням графіка. А можливо, є і перевищення витрат, і відставання від графіка. Тобто, дані не розкривають ситуацію цілком. Виходить, показник зміни вартості (план-факт) сам по собі ненадійний. Він не показує, який обсяг робіт був виконаний на витрачені засоби.

Система «вартість/графік» заснована на понятті приведеної вартості. Приведена вартість допомагає перебороти описані проблеми через відстеження графіків і кошторисних витрат у часі.

Одним з інструментів моніторингу ходу виконаних робіт і оцінки тенденцій є графік контролю проекту.

На малюнку видно, що проект почав відставати від графіка практично відразу після початку, але завдяки коригуванню, проект удалося повернути до запланованого графіка. Але, якщо тенденція збережеться, то проект буде випереджати графік. Вважається, що чотири результати спостережень, що відхиляються в одному напрямку, показують, що існує стійка тенденція.

Алгоритм розрахунку відхилень від плану проекту в системі «вартість-графік». Цілісність системи «вартість/графік» забезпечується ретельним виконанням п'яти кроків. Кроки 1—3 виконуються на стадії планування. Кроки 4 і 5 послідовно виконуються на стадії виконання проекту.

Крок 1. Визначення роботи. Сюди входить розробка документів, що містять наступну інформацію:

a. масштаб;

b. набори робіт;

c. проміжні результати;

d. підрозділи;

e. ресурси;

f. кошториси для кожного набору робіт.

Крок 2. Розробка графіку роботи і використання ресурсів.

a. розподіліть набори робіт у часі;

b. розподіліть ресурси по операціях.

Крок 3. Розробка кошторису, розподіленого за часом, з використанням наборів робіт, включених в операції. Кумулятивні значення цих кошторисів стануть основою і будуть називатися кошторисною вартістю робіт (BCWS). Сума повинна бути рівною кошторисним величинам для всіх пакетів робіт.

Крок 4. Збір усіх даних про фактичні витрати по виконаних роботах, на рівні пакетів (наборів) робіт. Ці витрати будуть називатися фактичною вартістю виконаної роботи (ACWP). Додайте кошторисні величини фактично виконаних робіт. Вони будуть називатися приведеноювартістю чи кошторисною вартістю виконаних робіт (BCWP).

Крок 5. Розрахунок відхилення від графіку виконання проекту (SV = BCWP — BCWS) і відхилення від вартості (CV = BCWP — ACWP). Підготуйте ієрархічні звіти про статус проекту для кожного рівня керуючих — від керуючого пакетом робіт до замовника або менеджера проекту. Звіти також повинні включати план завершення проекту відповідним підрозділом і проміжні результати. А також обов'язково потрібно порівняти фактичний час, витрачений на виконання робіт, із сітьовим графіком проекту.