Главная Менеджмент Конспекты лекций Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

1. Загальна характеристика управління проектами

План заняття:

1. Менеджмент інвестиційних проектів
2. Місце та значення проектів в інвестиційній стратегії підприємства.
3. Поняття та значення системи управління проектами.
4. Організаційні структури управління проектами.

Мета заняття: Зрозуміти взаємодію між стратегією бізнесу та концепцією проекту. Оволодіти методикою написання стратегічного плану організації. Вивчити важливість ідей у підприємництві та зрозуміти їхні обмеження.

Основні терміни: інвестиційна стратегія, стратегічний план, місія організації, цілі організації (проекту), завдання організації (проекту), SWOТ – аналіз, інвестиційний проект, управління проектом, стратегічне планування.

1. Менеджмент інвестиційних проектів

Відомий закон Лермана говорить: "Будь-яку технічну проблему можна перебороти, маючи достатньо часу і грошей", а наслідок Лермана уточнює: "Вам ніколи не буде вистачати або часу, або грошей". Саме для подолання сформульованої у наслідку Лермана проблеми і була розроблена методика управління діяльністю на основі проекту. А поширення даної методики управління на різні сфери діяльності є додатковим доказом її ефективності. Якщо попросити менеджера описати, як він розуміє свою основну задачу у реалізації проекту, те швидше за усе він відповість: "Забезпечити виконання робіт". Це дійсно головна задача керівника. Але якщо задати те ж саме питання більш досвідченому менеджеру, то можна почути і більш повне визначення головної задачі менеджера проекту: "Забезпечити виконання робіт у термін, у рамках виділених ресурсів, відповідно до технічного завдання". Саме ці три моменти: час, бюджет і якість робіт знаходяться під постійною увагою керівника проекту. Їх також можна назвати основними обмеженнями, що накладаються на проект.

Управління проектом - це діяльність, спрямована на реалізацію проекту з максимально можливою ефективністю при заданих обмеженнях за часом, ресурсам, а також якості кінцевих результатів проекту (документованих, наприклад, у технічному завданні). За більше ніж тридцять років, протягом яких застосовується технологія управління проектами, був розроблений цілий ряд методик і інструментів, покликаних допомогти менеджерам проектів управляти цими обмеженнями. Для того, щоб ефективно управляти обмеженнями проекту використовуються методи побудови і контролю календарних графіків робіт. Для управління ресурсними обмеженнями використовуються методи формування фінансового плану (бюджету) проекту і, у міру виконання робіт, здійснюється моніторинг, із тим, щоб не дати витратам вийти з під контролю. Для виконання робіт потрібне відповідне ресурсне забезпечення, для цього використовують спеціальні методи управління людськими і матеріальними ресурсами (наприклад, матриця відповідальності, діаграми завантаження ресурсів). З трьох основних обмежень трудніше усього контролювати обмеження по заданих результатах проекту. Проблема полягає в тому, що завдання часто важко і формулювати, і контролювати. Для вирішення даних проблем використовуються, зокрема, методи управління якістю робіт.

Отже, керівники проектів відповідають за три аспекти реалізації проекту: терміни, витрати і якість результату. Відповідно до звичайного принципу управління проектами, вважається, що ефективне управління термінами робіт є ключем до успіху по всіх трьох показниках. Тимчасові обмеження проекту часто є найбільше критичними. Там, де терміни виконання проекту серйозно затягуються, дуже ймовірними наслідками є перевитрата коштів і недостатньо висока якість робіт. Тому, у більшості методів управління проектами основний акцент робиться на календарному плануванні робіт і контролі за дотриманням календарного графіка.

Ані однин проект не буде успішним, якщо персонал не матиме достатньої мотивації для досягнення його цілей. Для цього менеджери проекту повинні організовувати та спрямовувати діяльність великої кількості людей, співпрацювати з людьми, які матеріально зацікавлені в результатах проекту: постачальниками, адміністраторами, банкірами, підрядниками, які здійснюють роботи по проекту або забезпечують інші фактори, необхідні для функціонування проекту. Менеджери повинні також розробити та впровадити організаційні структури для експлуатації проекту після його реалізації, для того, щоб він продовжував приносити вигоду.

Не існує єдиних правил, які були б універсальними для управління будь-якими проектами, це залежить від типу проекту, особливостей країни або регіону, ступеню інновації та інших факторів. Тому менеджери повинні дуже чутливо реагувати на обставини (контекст) в якому проект здійснюється і в якому він буде функціонувати після реалізації. Саме контекст проекту буде найкращім чином визначати організацію менеджменту та взаємовідносини між різними зацікавленими особами.

Але деякі функції є спільними для менеджменту будь-якого проекту:

1. визначення цілей проекту;
2. планування;
3. керівництво роботою та допомога в роботі;

Головними навичками, якими повинні володіти менеджери є наступні:

1. комунікабельність;
2. мотивація діяльності;
3. здатність здійснювати контроль за виробничими потужностями та ресурсами проекту.

Контекст проекту – це зовнішнє та внутрішнє середовище в якому планується та здійснюється проект.

Зовнішнє середовище проекту включає наступні фактори:

1. фізичні (місце розташування, клімат, географічні особливості);
2. економічні фактори (внутрішні та міжнародні);
3. культурні, соціальні, політичні, в тому числі підтримка з боку сторонніх організацій;
4. технологічні (можливості та тип змін).

Внутрішнє середовище, в основному, визначається взаємодією між наступними учасниками та клієнтами:

1. власник, яким може бути уряд, рада директорів, акціонери, приватна особа;
2. користувач, ринок, покупець, клієнт, чиї потреби та бажання необхідно враховувати та з’ясовувати;
3. головна організація, якою може бути міністерство або корпорація, відповідальна за роботи по проекту;
4. команда з управління проекту, включаючи штатних робітників та консультантів;
5. постачальники, оптові фірми, підрядники, що забезпечують матеріалами та послугами.

Крім названих факторів, на контекст проекту впливають ірраціональні фактори, які важко підлягають формальному визначенню, але можуть впливати як позитивно так і негативно на проект, наприклад:

1. фактори соціальної системи (премії та якість життя);
2. політичні фактори (влада, обмежені ресурси, ідеологія);
3. індивідуальні реакції на премію, владу, якість життя.

Функції менеджменту проектів

1. Лідерство - уміння зробити цілі та задачі ясними та зрозумілими для команди

а) врахування інтересів тих хто є клієнтом та тих хто сподівається отримати вигоди від проекту;

б) визначення системи цінностей, якою треба користуватись у взаємовідносинах з клієнтами.

2. Планування

Є два види планування:

а) стратегічний план, який встановлює взаємовідносини між ціллю та клієнтами в існуючому соціально-економічному середовищі з урахуванням факторів ризику та існуючих альтернатив;

б) план дій, який визначає масштаб проекту та рівень економічної ефективності. Для отримання визначених результатів, оперативний план повинен збалансувати та встановити зв’язок між наявними ресурсами, технологією, інформацією, навичками та послугами або продуктом, що вироблятиметься в результаті впровадження проекту.

1. Керівництво та допомога в роботі

а) правильний розподіл праці, організація підрозділів, розподіл матеріальних та фінансових ресурсів;

б) компетентне виконання програм роботи, організація та інтеграція робочої сили, формування та мотивація ефективних робочих підрозділів та спеціальних груп.

1. Координація

а) налагодження зовнішніх відносин та інформації: контакт, координація та вплив на суміжні управлінські підрозділи, зацікавлені сторони та клієнтів;

б) організація внутрішніх відносин з іншими організаційними підрозділами.

1. Контроль виконання

а) встановлення норм, які визначають приоритетність цілей та ступеню делегування;

б) контроль за матеріальними, фінансовими, бухгалтерськими та соціальними факторами;

в) періодична оцінка виконання та коригування планів.

1. Орієнтація на результат

а) застосування системи премій у відповідності до правил організації;

б) навчання для можливого просування по службі.

Навички менеджерів

Розвиток навичок менеджменту можна розглядати в контексті трьох основних функцій менеджменту – планування, управління та контролю, хоча більшість з розглянутих нижче навичок можуть бути корисними для кожної функції управління.

1. Управління людськими ресурсами:
2. опис характеру роботи та план підбору персоналу;
3. комплектування персоналу;
4. формування команди проекту;
5. управління штатними співробітниками та консультантами;
6. навчання персоналу та просування по службі.
7. Управління кількісним та якісним підбором кадрів:
8. компетентність;
9. мотивація;
10. обов’язки;
11. сумісництво.
12. Міжособисті комунікації:
13. розподіл обов’язків та відповідальності для окремих груп та робітників;
14. планування роботи окремого робітника та методів її оцінки;
15. вміння слухати;
16. вміння отримувати та оцінювати зворотній зв’язок;
17. проведення інтерв’ю та переговорів;
18. проведення зборів;
19. визначення проблеми та її рішення;
20. планування свого часу.
21. Здійснення :
22. пояснення планів проекту та програми;
23. прийоми планування та контролю реалізації проекту;
24. володіння системами та методами реалізації;
25. управління пропозиціями, контрактами та закупівлею матеріалів та послуг;
26. управління факторами виробництва та збутом продукції;
27. управління маркетингом.
28. Фінансове планування та менеджмент
29. володіння методами оцінки та розрахунку витрат;
30. володіння економічними та статистичними методами;
31. уміння управляти фондами;
32. володіння методами контролю та ревізії.
33. Управління інформаційними системами
34. володіння інформаційними системами управління проектами;
35. контроль кількості та якості;
36. управління графіком роботи;
37. звітність про стан робіт та їх оцінка.