Главная Менеджмент Інформаційно-комунікаційний менеджмент у глобальному суспільстві - Бебик В.M.

Інформаційно-комунікаційний менеджмент у глобальному суспільстві - Бебик В.M.

6.4. Спеціальні заходи прес-служби

З метою реалізації своїх функцій по висвітленню в засобах масової комунікації діяльності суб'єкта політичної, економічної чи духовної сфери суспільства прес-служба мусить шукати "підходи" до мас-медіа, щоб потрібна вам інформація з'явилася в тих чи інших ЗМК, в потрібний час і в позитивній для вас інтерпретації.

Для цього прес-служби здійснюють різні, вже усталені спеціальні заходи.

І.Прес-конференція

Перевага цього заходу полягає не лише в дешевизні, а й у можливості охопити багато ЗМК.

Власне вже тема прес-конференції повинна містити інформаційний привід. Ця вимога витримується щодо всіх заходів і зв'язків з громадськістю, але для прес-конференції це особливо характерно.

Запрошення на прес-конференцію

Існують такі способи запрошення: обдзвонювання, розсилання повідомлень електронною поштою, факсом та листівок (за наявності часу для їх підготовки), SMS — через мобільний зв'язок.

Факсограми і листівки-запрошення обов'язково мають містити контактний телефон та е-mail організаторів. На запрошеннях зазначається також точна адреса проведення заходу, як їхати до місця його проведення, іноді схеми проїзду автомобілем.

Ефективним став такий спосіб розсилання повідомлень, як факс-модемні плати, вмонтовані у комп'ютери.

У великих містах запросити журналістів можна також помістивши інформацію про захід до інфострічки інформаційних агенцій. Тоді інформація про захід з'явиться в редакціях газет перед початком летючки. Проте при цьому неможливо проконтролювати, скільки журналістів прийде на конференцію і хто саме.

Доцільно, до речі, запросити не лише журналістів (40-50), а й інших осіб, зацікавлених в проблематиці цієї прес-конференції.

Час і тривалість прес-конференції

Проводити прес-конференцію найдоцільніше об 11-12 або о 15 годині. У багатьох газетах найпізніший термін подання інформації — 15 година. До 11 години ранку багато редакцій проводять летючки. Варто також пам'ятати, що тележурналісти потребують певного часу, аби підготуватися до фотографування або відео- чи аудіозйомки.

Необхідно враховувати ще й дні випуску газет. Скажімо, районки виходять, як правило, у середу й суботу. Відтак, найкращі дні для прес-конференцій — понеділок і четвер.

Телебачення має певні особливості, пов'язані з необхідністю монтажу матеріалу (професіонали на монтаж сюжету з новинами витрачають щонайменше 45 хвилин) і орендою монтажних студій. Тому потрібно знати, які часові обмеження існують для програми, в якій бажано "засвітити" ваш захід.

Тривалість прес-конференції не повинна перевищувати 90 хвилин.

Напередодні прес-конференції варто розв'язати окремі організаційні питання. Якщо потрібний великий прес-центр чи концертна зала, необхідно заздалегідь домовитися з адміністрацією. Для цього треба скласти листа, зазначивши дату, назву прес-конференції, її тривалість, кількість учасників, необхідні технічні послуги тощо. Потім з'ясувати витрати на оренду і технічні послуги і заздалегідь вписати їх у кошторис. Вартість оренди зали варіюється залежно від її технічного рівня, місткості, престижності та часу проведення заходу.

Якщо йдеться про режимний заклад, необхідно затвердити в охорони чи начальника прес-центру список гостей і журналістів, з'ясувати моменти, пов'язані з часом перебування в орендованому приміщенні. Так само заздалегідь треба узгодити питання про харчування журналістів і гостей заходу.

Зала для прес-конференції, а особливо якщо йдеться про передвиборну кампанію, має бути відповідно оформлена.

На стіні позаду столу для президії доцільно розмістити прапор, плакат з емблемою організації або гаслом виборчої кампанії, портрет кандидата, словом — візуально оформити подію.

Бажано не запрошувати за стіл для президії більше 4-5 учасників. Непогано, коли перша особа виступає стоячи.

На столі для президії потрібно розташувати таблички з даними про членів президії. Посади на табличках, як правило, не зазначають. Однак якщо немає матеріалів для роздавання, то ці дані зазначають у такій послідовності: прізвище — великими літерами, під ним ім'я та по батькові малими літерами, ще нижче — назву організації чи партії, посаду. Наприклад:

БИБИК Валерій Михайлович

Міжрегіональна Академія управління персоналом доктор політичних наук, професор

На столі для президії і в кишенях не повинно бути мобільних телефонів та інших предметів, які можуть відволікати увагу виступаючого, журналістів і запрошених.

Перед входом до зали необхідно поставити реєстраційний стіл, у приміщенні розвісити стрілки із позначенням, де відбувається захід.

Заздалегідь треба перевірити технічне обладнання — мікрофони, проектори, монітори тощо. Телевізійні камери бажано ставити на одному рівні з виступаючим. За ідеальних умов для їх встановлення необхідний спеціальний майданчик. Якщо його немає, потрібно звільнити місце в першому ряду і проходах (на рівні сцени) для телевізійних і фотожурналістів.

У залі доцільно розмістити "юпітери" під кутом 45 градусів до сцени. Окрім того, до функцій прес-служби належать:

• прогнозування тематики можливих запитань;

• організація "необхідних" запитань, зрежисованих прес-службою;

• акредитація журналістів і запрошення їх на прес-конференцію;

• редагування тексту стенограми і підготовка прес-релізу;

• психологічна підготовка до зустрічі з пресою.

Загальний порядок проведення прес-конференції

1. Зустріч і реєстрація журналістів у холі, під час якої роздають прес-релізи, прес-пакети та інші матеріали.

Прес-конференція і брифінг починаються не пізніше як через 5 хвилин після оголошеного часу.

2. Вступне слово прес-секретаря, відрекомендування учасників (5-10 хвилин).

Перше слово надається виступаючим, потім ставляться запитання, про що ведучий має оголосити.

Він стежить за порядком у залі, контролює ситуацію, не дозволяє перебивати виступаючих.

3. Виступи учасників (щонайбільше 40 хвилин).

За 5-10 хвилин до завершення прес-конференції ведучий має оголосити журналістам, що вони мажуть поставити два останні запитання.

4. Запитання-відповіді (щонайбільше 40 хвилин).

Ведучий має попросити журналістів піднімати руку, відрекомендовуватися і ставити лише одне запитання. Якщо запитання, на думку ведучого, незрозуміле, провокаційне чи містить негативний підтекст, він має зробити зауваження і попросити коректніше формулювати запитання.

5. Заключне слово прес-секретаря.

Наприкінці необхідно подякувати аудиторії за увагу і запросити на другий захід (якщо його вже призначено). Оголосити про презентацію, фуршет, прийом, інший захід, який передбачається після прес-конференції.

Забезпечення безпеки під час прес-конференції Для цього беруть під контроль:

• вхід до приміщення і пропуск акредитованих на прес-конференцію журналістів і учасників;

• вхід до зали — до початку заходу. Охорона має право також звернутися до журналістів з проханням показати вміст сумок і перевірити апаратуру; з цією метою її включають у режим роботи;

• двері до зали (через кілька хвилин після початку заходу їх зачиняють). Тих, що спізнилися, до вільних місць супроводять працівники прес-служби та служби безпеки;

• підходи до сцени, трибуни, уникаючи при цьому фокусу телевізійних камер;

• бічні двері виходу на сцену (містяться за кулісами).

2. Підготовка прес-релізів

Перед проведенням прес-конференції або брифінгу бажано роздати прес-релізи, де у стислому вигляді подати необхідну для журналістів інформацію.

Прес-реліз має бути насичений фактами й тезами, але небагатослівний і читабельний.

Для цього бажано дотримуватися певних правил:

• використовувати один аркуш паперу з текстом з одного боку (його легко читати і пересилати факсом);

• залишати широкі поля і друкувати текст через два інтервали;

• заголовок робити яскравим, влучним і зрозумілим;

• уникати складних речень і абревіатур;

• писати текст стисло, аби його важко було скоротити;

• замість символів і цифр використовувати слова (наприклад, тисяч, мільйонів, відсотків).

3. У кулуарах

Для багатьох журналістів прес-конференція починається після її завершення. Вони зриваються з місць і "беруть в облогу" кандидата. Завдання прес-секретарів — контролювати ситуацію, ввічливо відповідаючи журналістам на ходу, виводячи підопічного із зали.

При спілкуванні з журналістами в неформальній обстановці варто пам'ятати, що не існує інформації "не для преси", і поки журналісти не залишили приміщення, їхні мікрофони, фото- і телекамери можуть бути ввімкнені.

Після прес-конференції необхідно відстежити реакцію ЗМК, зберегти вирізки з публікацій, запис і стенограму зустрічі.

4. Брифінги

Брифінги — регулярна організація зустрічей з журналістами. Як правило, в одному місці в однаковий час. Таким місцем може бути прес-центр організації чи виборчої кампанії. Під час регулярних брифінгів журналістам можна подавати розклад заходів лідера на тиждень, прес-релізи, заяви кандидата, прес-служб тощо.

5. Прийоми, коктейлі

Прийоми й коктейлі не варто організовувати часто, але й не давати підстав для спекуляцій з приводу матеріальних можливостей організації або кандидата.

Водночас презентації, прийоми — ідеальний спосіб забезпечити інформацію, яку необхідно збути ЗМК, позитивним психологічним фоном.

Прийом не обов'язково перетворювати на бенкет. Корисність такого заходу для кампанії визначається передусім якісним складом запрошених журналістів, їх популярністю серед виборців.

Замовляючи частування і напої, треба враховувати, що серед журналістів багато жінок, які полюбляють солодке з їжі й не надто міцне з напоїв.

Ознайомившись з окремими практичними аспектами організації громадських зв'язків за допомогою пресової служби, перейдемо до певних теоретичних узагальнень щодо організації зв'язків із засобами масової комунікації, які мають безпосереднє практичне значення.

Отже, сформулюємо правила роботи з пресою:

1. Вивчити напам'ять основну частину виступу.

2. Говорити з погляду громадськості, а не своєї установи чи організації.

3. Подавати новини в доступній для розуміння і вживання формі.

4. Найважливіші новини повідомляти на початку зустрічі.

5. Давати (якщо можливо) прямі відповіді на прямі запитання.

6. Не відповідати на "слизькі" запитання.

7. Казати правду, навіть якщо це важко.

8. Якщо відповіді немає, краще чесно зізнатись у цьому, обов'язково пообіцявши відповісти згодом.

9. Говорити про людей, а не про концепції.

10. Не збирати журналістів, якщо немає того, що вони вважають новиною.

11. Підготувати "домашні заготовки" й організувати відповідні запитання.

12. Ураховуючи сильні та слабкі сторони, сформулювати власні стандарти спілкування з телевізійними, радіо- і друкованими ЗМК.

13. Організувати постійний моніторинг повідомлень ЗМК з питань, що становлять інтерес.

14. Контролювати тривалість прес-конференції чи брифінгу. Не випрошувати запитань, якщо навіть на початку було зазначено час, виділений для спілкування із журналістами. Наприкінці ще раз акцентувати увагу на ключовій проблемі, що обговорюється, позаяк останнє запам'ятовується найкраще, особливо якщо немає впевненості, що почуте буде зрозуміле правильно.

15. Не сперечатись із журналістами.

16. Не піддаватись на провокації журналістів, оскільки за ними перевага редакторської правки і монтажу знятого.

Наведений список порад-правил можна продовжити. Політична практика — річ дуже складна, цікава і неоднозначна. Вона перебуває на перетині політичної науки й політичного мистецтва і тому потребує творчого поєднання наукових і мистецьких знань. І основне тут — не випустити ситуацію з-під контролю, знайти золоту середину, що дає змогу діяти впевнено, переконливо і, головне, успішно й ефективно.