Новые правила деловой переписки

В силу специфики своей работы в сфере коммуникаций я получаю в день около ста сообщений в разных мессенджерах от десятков людей. Часто это просьбы о помощи, партнерстве, совете. Я заметила, что изо дня в день люди, которые мне пишут, повторяют одни и те же ошибки в общении, усложняя этим жизнь и мне, и себе.

Поэтому решила перечислить негласные правила в онлайн-общении, чтобы сделать взаимодействие более приятным и эффективным. Не претендую на звание эксперта в этом, всего лишь делюсь наболевшим и только тем, что испытала на личном опыте.

Итак, вот как выглядит этика в цифровых коммуникациях в 2020 году...

Как правильно знакомить людей друг с другом

Если вы просите познакомить вас с кем-то, то, пожалуйста, уважайте время человека, который и так делает одолжение, сводя с нужным контактом. Потрудитесь написать текст о себе от третьего лица. Желательно так, чтобы человек мог просто скопировать этот текст и вставить в сообщение без изменений.

В тексте о себе важно указать не простыню ваших регалий и биографию с момента рождения, а краткую суть и причину, по которой вы обращаетесь/думаете, что можете быть полезны тому, кому вас представляют.

В идеале просьба об интро (вступление, от англ. introduction) может выглядеть так: «Привет, ты могла бы познакомить меня с Васей П.? Вот интро: “Привет, Вася, это моя коллега Женя, опытный менеджер проектов в IT. Она ищет партнера в будущий бизнес, увидела твой стартап и подумала, что у вас могут быть общие интересы. Женя сможет дать детали напрямую”».

Четыре предложения, емких по своей сути. Можно еще короче. Но главное вы же уловили? Вступительный текст пишется так, чтобы человек не утруждался вникать в то, что вам надо и зачем, как сократить вашу биографию до главного, и не изменял «Я – Женя» на «моя коллега Женя», третье лицо на первое. Иначе вы рискуете остаться без интро вообще. Потому что собеседнику, которого вы просите помочь, чаще всего лень и/или некогда.

Когда делаете интро, уточните у третьего лица, хочет ли он этого знакомства

Если да, то в каком формате и мессенджере это удобнее. Некоторым удобнее получать интро в почту.

Не отправляйте аудио и видеосообщения, если вам не оторвало руки (или если вы не согласовали такой формат с собеседником заранее)

Про аудио и видеосообщения, наверное, не говорил только ленивый. И все же еще есть люди, которые упорно их шлют. В разгар дня, встреч и череды звонков.

Запомните, если вы не мой близкий человек, не мой клиент (хотя они как раз так не делают!), если вам не оторвало руки, если вы заранее не предупредили, что закапали сегодня глаза и физически не можете набрать текст, то пишите сообщения текстом или включайте голосовой набор текста. Не поверите, но во всех смартфонах есть такая функция.

Слушать, а тем более смотреть что-то в горячих условиях как минимум неудобно для меня, а значит, неэффективно для вас. Отвечать на них я буду, скорее всего, в конце сумасшедшего дня. Или никогда.

Пишите свой email в мессенджере отдельным сообщением

Вот так: «Напишите мне, пожалуйста, на электронную почту». Дальше идет еще одно сообщение: gale@gmail.com. Кто знает, почему? Потому что так удобно: выделил сообщение с адресом, скопировал и вставил в адресную строку.

А теперь попробуйте выделить почту из сообщения «Напишите мне, пожалуйста, на gale@gmail.com» с телефона. Не у всех клик по email-адресу в блоке текста автоматически формирует письмо в электронной почте, чаще всего этот адрес нужно скопировать и вставить в письмо вручную.

Номер банковской карты тоже отправляйте отдельным сообщением

Многие шлют так: «Вот номер карты “ПриватБанка”: 5351…. Спасибо». Собеседнику теперь нужно с телефона «вытаскивать» номер карты из массива текста.

И пожалуйста, не надо вместо номера карты высылать фото карты. Это же вы хотите получить деньги, правда? Так облегчите задачу отправителю максимально!

Ищете сотрудников? Сразу расскажите мне то, что нужно знать о вакансии (кратко!)

Мне часто пишут малознакомые люди, которые уверены, что я знаю и, главное, помню про все их бизнесы и проекты и слету могу понять, о чем речь. Например: «Привет! Ищу крутых HR-спецов в команду». Простите, но если мы знакомы шапочно, не общались с вами о ваших проектах в последний месяц, то я вообще ничего не понимаю в этой фразе.

Кто вы и какая у вас роль? Что делает ваша компания? Что такое «ваша команда»? Также непонятно, что для вас означает «крутой специалист» и даже HR. Потому что для кого-то HR – это организатор внутренних мероприятий и строитель бренда работодателя, а для кого-то – рекрутер.

Обычно в ответ я пишу: «Уточни, пожалуйста, вот эти все детали. И желательно дать описание должности с конкретными задачами, KPI и ориентиром по зарплате». Последнее нужно, чтобы понимать, насколько «крутой» специалист нужен.

На этом месте, вы не поверите, 90 % запросов исчезают. В ответ тишина или сумбурное «Вышлю позже». Часто не высылают никогда. А почему? Потому что лень или что-то слишком сложное попросила? Загадка.

Еще неплохо указывать, почему эта просьба должна быть собеседнику интересна. Например, вы предлагаете вознаграждение за поиск сотрудника или ответную услугу. Уважайте чужое время и берегите свое.

Ищете работу? Пишите сразу по сути

Мне часто приходят гениальные сообщения в стиле «Привет, я тут работу ищу, если че-то будет, маякни». Эээээ, что, простите? Но я вежливо отвечаю: вышли свое резюме на email (см. пункт 4, как я пишу свой адрес).

В ответ человек, как правило, совершает одно из трех действий. Первое – пропадает и больше не возвращается. Второе – шлет резюме в мессенджер с уточнением: «Ничего, если я сюда тебе отправлю?» В принципе, мне все равно, но ваше резюме я больше никогда не увижу и не вспомню о нем. Оно утонет в других сообщениях, которых у меня в день около ста только в Facebook.

И третий вариант, самый идеальный – человек шлет резюме на email вместе с коротким сопроводительным письмом.

Напоминаете о себе? Делайте это конструктивно

Часто малознакомые люди пишут мне в чате сообщения в стиле «Ау, ну что?» Хотя было бы неплохо, если бы они коротко напоминали о сути предыдущей просьбы с вежливым уточнением вроде «Понимаю твою занятость, поэтому решил напомнить о себе. Я все еще хочу узнать больше об этом событии. Напиши, пожалуйста, детали, когда тебе будет удобнее».

Если вам не отвечают снова, можно попробовать напомнить о себе не «в лоб», а как-то косвенно: «Решил дать тебе новую информацию, пока ты думаешь над моей просьбой. У меня появились еще вот такие идеи. Как тебе?»

Хотите написать длинное сообщение? Напишите сперва короткое и уточните, интересны ли собеседнику детали

Длинные описания и презентации лучше не присылать в мессенджер без предварительного согласования с адресатом.

Мне, например, гораздо удобнее получить короткое описание с уточнением, хочу ли я узнать больше.

И если да, то с обещанием выслать мне на электронную почту больше деталей.

Не надо писать «Привет!» и ждать ответа. Сразу переходите к сути вопроса

По возможности пишите в одном сообщении суть запроса человеку. Цифровая коммуникация отличается от физической тем, что происходит чаще всего не в данный конкретный момент, а тогда, когда адресат получил сообщение.

Поэтому писать «Привет» и ждать ответа неэффективно. Не молчите, пишите сразу по сути.

Высылайте контакты текстом

Если высылаете чей-то контакт, скопируйте и вставьте его в сообщение, не отправляйте номер телефона скриншотом. Исключение – срочные ситуации, а вы на бегу или за рулём и копировать неудобно.

Все эти правила помогают уменьшить нагрузку на мозг, который от бесконечной многозадачности и так перегружен. А значит, помогают вашим коммуникациям достигать цели быстрее и легче.